外出先でもビデオ会議に集中するには
いつかは来る、もう体験済み？ スマホで会社のビデオ会議に参加する際のTips
モバイル向けのビデオ会議システムがあれば、遠隔地から会議に参加するハードルが下がるかもしれない。スマートフォンでビデオ会議に参加するとき、コミュニケーションを円滑にするには幾つかのコツがある。
現在、モバイルビデオ通話は、大多数の一般消費者に受け入れられている。Googleの「YouTubeライブ」、Facebookの「Facebook Live」、Twitterの「Periscope」などのライブ動画配信アプリケーションの継続な成長が、そのトレンドを物語っている。ただし、企業のコミュニケーションツールとしてのモバイルビデオ通話については、多少の物議をかもしている。
「フォーチュン500社に名を連ねる企業の経営幹部がモバイルデバイスから会議に参加する状況は想像できない」と語る業界関係者もいる。夕飯を食べながらスマートフォンを順番に回して祖母とおしゃべりをする状況を想像することは難しくない。だが、メーカーのCEOがモバイルビデオ通話で新しい工場に関する商談をまとめる状況を想像するのは、また別の話だ。
人々がこのように感じているにもかかわらず、ビジネスシーンにおけるモバイルビデオ通話のニーズは今もなお存在している。チームメンバーが1週間不在になる場合や、別の場所で働いている正規従業員と連絡を取る必要がある場合のどちらにおいても、コラボレーションのギャップは埋めなければならない。
その結果、ビジネス向けのビデオ通話サービスプロバイダーは、ほぼ例外なくモバイルアプリを提供している。ただし、モバイルビデオ通話はビジネス会議に参加するための比較的新しい方法だ。そのため、正式な手続きが確立されていない。だが、適切に使用すれば、モバイルビデオ通話は本格的なビジネスツールになり得る。
ユーザーの参加を促すモバイルビデオ会議
チームのビデオ会議は、いつもオフィスのデスクトップPCで全ての資料が手元にある状態で進行しているのが理想的だろう。デスクトップPCのビデオ会議と比較すると、モバイルビデオ会議の操作性には問題がある。だが、モバイルビデオ通話の操作性は、従来の電話よりも優れている。
ビデオ会議では、音声のみの参加者もいるだろう。そのような参加者は、自分の顔ではなく、アイコンが表示される。他の参加者については、ライブビデオが共有されている。音声のみの参加者は、他のチームメンバーほど効果的な形で会議に参加することはできない。モバイルビデオ通話で会議に参加しているチームメンバーは、他の参加者よりもビデオのフレームレートや品質が低い場合があるが、通話のみの参加者よりも、積極的に会議に参加できる。
ビジネスシーンでモバイルビデオ通話の操作性を最適化するためのヒントを幾つか紹介する。
- スマートフォンを横にして、横向きのモードで視聴する。会議アプリケーションのユーザーインタフェースでは、横向きのウィンドウであなたのビデオが共有される。あなたのビデオキャプチャーは出力に合致する適切な形で画面に表示されるのが望ましい。他の参加者の映像は横向きで送信されるため、他の参加者のビデオも見やすくなる。
- スマートフォンを手で持たない。振動して定まっていないカメラは、他の会議参加者の気が散る原因になる。安定した物の上にスマートフォンを設置するのが望ましい。理想的には、目の高さに合わせるのが良いだろう。テーブルの上に置いた物にスマートフォンを立てかけるだけでも、手で持っているよりはましだ。
- ヘッドフォンを使用する。わざわざ指摘するまでもないことだが、周囲の環境に関係なく、スマートフォンにヘッドフォンを差し込んで、反響や背後の音の問題を低減することをお勧めする。
- 待ち時間を調整する。モバイルビデオ通話の参加者は、デスクトップPCでのビデオ通話よりも長い待ち時間が発生することに留意しなければならない。このような現象が生じると、複数の人の話し声が重なり合って聞こえることがある。この現象を軽減できるように、この潜在的な問題について把握しておくのが良いだろう。
- 自分の音声をミュートにする。リモートで会議に参加しているユーザーは、聞こえてくる音に問題がないため、自分の音声をミュートにすることを忘れがちである。または、自分たちがどれほどの背景雑音を伝送しているかについて把握していない。原則として、自分の音声はミュートにすることを肝に銘じてほしい。会議で発言するときにはミュートを解除して発言する。そして、発言が終わったら再度ミュートにすることをお忘れなく。
- 車を停止する。あなたが交通事故に遭うところなど誰も見たくない。そのような出来事は他の会議参加者にとって気が散ること以外の何者でもない。移動と会議の時間が重ならないように調整することをお勧めする。移動と会議の時間が重なった場合は、最低でも、会議に参加できるよう車を停止するようにされたい。
このようなシンプルなベストプラクティスはあるものの、近い将来、CEOがモバイルビデオ通話で10億ドル規模の商談を成立するようになることは期待しない方が良いだろう。ただし、多くの場合、モバイルビデオ通話は従来の電話よりも優れたコミュニケーションツールであるのは間違いない。
モバイルビデオ通話で会議に参加している場合は、デスクトップPCよりも制御されていない環境にいることを認識する必要がある。他の参加者にとって気が散る原因となる音声やビデオを自分が送っている可能性があることを自覚することが肝要だ。
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