複数の従業員が同じ目的のために、異なる種類やバージョンのコミュニケーションツールを利用していると、コラボレーションを阻害しかねない。状況を改善する手段とは。
企業の従業員はコラボレーションをする際、テレフォニー（電話サービス）やメール、メッセージング／チャットツール、ビデオ／音声会議など、機能が限定されたスタンドアロンのコミュニケーションツールを主に利用してきた。単一のコラボレーション手段がない時代には、これが当たり前だった。コストやワークフローに非効率な面はあったが、従業員の生産性をそれなりに高めることはできた。そのため、もっと効率の良いコラボレーション手段を求めることは、それほどなかった。
今ではコミュニケーションツールの種類も機能も増え、そのほとんどをインターネットで無料かつ容易に入手できるようになり、従業員にとって選択肢が広がってきた。このことはコミュニケーションツール間の機能重複につながるだけでなく、コラボレーションをかえって難しくすることもある。
各コミュニケーションツールには重複する部分が少なくない。企業全体のコラボレーション改善のために、複数のコミュニケーション手段を統合的に利用可能にする「ユニファイドコミュニケーション」（UC）製品の導入を進めるIT部門は、特に入念な導入計画が必要になる。
UCの価値を明確に提示するのは難しい。UC製品が単体で具体的な問題を解決できるわけでも、使用中のコミュニケーションツールの代替になるわけでもないからだ。従業員は既に、幾つものコミュニケーションツールを使用している。こうした複数ツールを統合管理し、それらを効率良く利用する方法を提供することが、UCの出発点だ。
企業はUC製品を導入すれば、企業内で使用するコミュニケーションツールのバージョンを統一したり、コミュニケーションツール同士の連携をしやすくしたりできる。
スタンドアロンの各コミュニケーションツールを統合管理できるようにすれば、すぐにUC製品のメリットが得られる。UC製品をうまく導入して活用すれば、デスクトップとネットワークの効率的な利用が可能になる。そのためにIT部門は、以下のような大まかな戦略を立てることが必要だ。
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