似たような「コミュニケーションツール」の乱立、重複を解消する方法「ユニファイドコミュニケーション」(UC)製品も有効

複数の従業員が同じ目的のために、異なる種類やバージョンのコミュニケーションツールを利用していると、コラボレーションを阻害しかねない。状況を改善する手段とは。

2018年03月21日 05時00分 公開
[Jon ArnoldTechTarget]
画像 コミュニケーションツール間の機能重複は珍しくない

 企業の従業員はコラボレーションをする際、テレフォニー(電話サービス)やメール、メッセージング/チャットツール、ビデオ/音声会議など、機能が限定されたスタンドアロンのコミュニケーションツールを主に利用してきた。単一のコラボレーション手段がない時代には、これが当たり前だった。コストやワークフローに非効率な面はあったが、従業員の生産性をそれなりに高めることはできた。そのため、もっと効率の良いコラボレーション手段を求めることは、それほどなかった。

 今ではコミュニケーションツールの種類も機能も増え、そのほとんどをインターネットで無料かつ容易に入手できるようになり、従業員にとって選択肢が広がってきた。このことはコミュニケーションツール間の機能重複につながるだけでなく、コラボレーションをかえって難しくすることもある。

 各コミュニケーションツールには重複する部分が少なくない。企業全体のコラボレーション改善のために、複数のコミュニケーション手段を統合的に利用可能にする「ユニファイドコミュニケーション」(UC)製品の導入を進めるIT部門は、特に入念な導入計画が必要になる。

コミュニケーションツールを統合管理する方法

 UCの価値を明確に提示するのは難しい。UC製品が単体で具体的な問題を解決できるわけでも、使用中のコミュニケーションツールの代替になるわけでもないからだ。従業員は既に、幾つものコミュニケーションツールを使用している。こうした複数ツールを統合管理し、それらを効率良く利用する方法を提供することが、UCの出発点だ。

 企業はUC製品を導入すれば、企業内で使用するコミュニケーションツールのバージョンを統一したり、コミュニケーションツール同士の連携をしやすくしたりできる。

コミュニケーションツール統合管理のベストプラクティス

 スタンドアロンの各コミュニケーションツールを統合管理できるようにすれば、すぐにUC製品のメリットが得られる。UC製品をうまく導入して活用すれば、デスクトップとネットワークの効率的な利用が可能になる。そのためにIT部門は、以下のような大まかな戦略を立てることが必要だ。

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