IT部門の管理方法も異なる
チームコラボツールは「全社で1つ」か「部門ごと」か ベストプラクティスは？
チームコラボレーションツールを導入する方法は、ユニファイドコミュニケーション（UC）の戦略とユーザーのニーズによって異なる。導入にはどういう選択肢があり、どういうメリットとデメリットがあるだろうか。
チームコラボレーションツールの人気が高まっている。自社のワークフローと連携するビジネス用メッセージツールやコラボレーションツールを求める従業員の根強いニーズが、その背景にある。コラボレーションベンダー各社が、ビデオ会議などの多様な機能をツールに追加するに従い、こうしたツールへの重要が増えている。
例えばSlack Technologiesの「Slack」、Microsoftの「Microsoft Teams」、Cisco Systemsの「Cisco Webex Teams」、Facebookの「Workplace by Facebook」など、さまざまなチームコラボレーションツールがある。こうしたツールをどのように導入するかは、ユニファイドコミュニケーション（UC）とコラボレーションに対する各企業の全体戦略によって決まる。
2種類に大別できるチームコラボレーションツール
チームコラボレーションツールは通常、UCツールとの連携を前提としない「スタンドアロン型」と、UCツールと連携したりUCツール自体に組み込まれていたりする「統合型」の2種類がある。スタンドアロン型は部門ごとに個別のツールを導入する場合、統合型は全社で単一のツールを導入する場合に選択される傾向がある。
スタンドアロン型を導入すると決めたならば、各事業部門はそれぞれのニーズを満たすチームコラボレーションツールを選ぶ機会が与えられる。だがこの方法では企業内に複数のツールが導入され、IT部門は管理に悩むことになる。
チームコラボレーションをUC戦略の中心と考え、Microsoft Teamsなど単一の統合型ツールを導入する企業もある。統合型ツールは、UCツールの機能を組み合わせてチームコラボレーションを実現する。統合型ツールの場合、IT部門はその導入状況を可視化したり、従業員が共有する情報を一元管理したりできる。ただし全社規模で単一の統合型ツールを導入すると、従業員が必要とする全ての機能を提供できないことがある。
チームコラボレーションチーム導入に伴う課題
どちらの種類のチームコラボレーションツールを導入するとしても、エンドユーザーである従業員のいる事業部門への導入が、大きな障害になる可能性がある。従業員が求める機能を含んでいないツールを導入すれば、従業員はそのツールを全く利用しないかもしれない。
セキュリティやコンプライアンスなど特定の要件があるために、チームコラボレーションツールの選択肢が限られる企業もある。企業はこうした要件を満たしつつ、可能な限り各事業部門のニーズを満たし、各部門のワークフローに連携できるツールを導入すべきだ。そのために従業員を決定プロセスに関与させ、その従業員が利用するであろうツールを導入するとよい。
チームコラボレーションツールの管理方法
各事業部門のニーズを満たすために複数のチームコラボレーションツールを導入すると、IT部門が管理に悩まされる可能性がある。IT部門の目の届かないところでツールが導入される可能性がある場合は、なおさらだ。
「IT部門が認めたチームコラボレーションツールならば、ワークフローを改善し企業全体の連携を強化する」ことを示す測定基準と改善の結果を、IT部門は数字で従業員に伝える必要がある。ベストプラクティスを示して従業員からの質問に答えることで、ツールの全社的な導入を促すことができる。
IT部門は、UCツールと同様にチームコラボレーションツールを管理し、ネットワークの可用性やセキュリティ、コンプライアンスの基準が満たされるようにしなければならない。人事部門が担当するユーザーアカウントのプロビジョニング（配備）対象にチームコラボレーションツールも含めるようにすれば、研修中の従業員に即座にユーザーアカウントを発行し、その従業員の退職時にすぐアクセス許可を取り消すことができる。
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