“業務改善型”ユニファイドコミュニケーションを導入する【第2回】「連絡が取りづらい社員」をUCでつかまえる

外出がちな営業マンへの電話取り次ぎが大変――このような悩みを持つ企業ユーザーは多いはず。日々起こる、電話にかかわるコミュニケーションロスを極力排除するソリューションを紹介する。

[矢萩陽一，ネットマークス]

　前回の「これからのユニファイドコミュニケーションに必要な『業務改善』の視点」では、「業務改善型ユニファイドコミュニケーション（UC）」導入前の課題の洗い出しや解決策の整理などについて解説した。今後は、業務改善型UCを導入するに当たり、企業内コミュニケーションの業務上の課題を挙げ、「UCソリューションを導入すると、どのような改善効果が得られるのか」を解説していく。

　今回はまず、多くの企業で抱えているであろう、電話取り次ぎの課題を取り上げる。

移動が多い社員との効率的なコミュニケーション環境を作るには

業務課題1：

外出している社員と連絡が取りにくい

　どの企業においても、外出している営業担当者や移動が多い社員とは連絡が取りづらい状況があるのではないだろうか？　連絡したい相手が自席にいないと、内線電話では連絡が取れない。伝えたい内容を電子メールで送信したが、期待するスピードで返答をもらえなかった。こういったコミュニケーションロスが、日々の業務で発生していると思われる。

　なお、以下のようなケースはこの課題に含まれる。

• 電話しても相手が不在で連絡が取れない
• 社員は離席していることが多く、電話取り次ぎが多い
• 伝言メモを依頼したが、相手には伝わっていなかった
• 携帯電話番号が不明なため、外出していると連絡が取れない

　業務課題1をUCで解決する改善策は幾つか考えられる。以降、それぞれの長所・短所を交えて挙げていく。

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