外出がちな営業マンへの電話取り次ぎが大変――このような悩みを持つ企業ユーザーは多いはず。日々起こる、電話にかかわるコミュニケーションロスを極力排除するソリューションを紹介する。
前回の「これからのユニファイドコミュニケーションに必要な『業務改善』の視点」では、「業務改善型ユニファイドコミュニケーション（UC）」導入前の課題の洗い出しや解決策の整理などについて解説した。今後は、業務改善型UCを導入するに当たり、企業内コミュニケーションの業務上の課題を挙げ、「UCソリューションを導入すると、どのような改善効果が得られるのか」を解説していく。
今回はまず、多くの企業で抱えているであろう、電話取り次ぎの課題を取り上げる。
外出している社員と連絡が取りにくい
どの企業においても、外出している営業担当者や移動が多い社員とは連絡が取りづらい状況があるのではないだろうか？ 連絡したい相手が自席にいないと、内線電話では連絡が取れない。伝えたい内容を電子メールで送信したが、期待するスピードで返答をもらえなかった。こういったコミュニケーションロスが、日々の業務で発生していると思われる。
なお、以下のようなケースはこの課題に含まれる。
業務課題1をUCで解決する改善策は幾つか考えられる。以降、それぞれの長所・短所を交えて挙げていく。
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業務マニュアルは使われて初めてその効果を発揮するが、そもそも見られていないことから、業務課題を一向に解決できないという企業は多い。“活用されるマニュアル”を作成・共有するには、どんなポイントを押さえるべきか。
マニュアル作成において、90％以上の組織がビジネスソフトを利用しているが、それでは活用されるマニュアルへのハードルは高い。きちんと現場に使われるマニュアルにするために、ノウハウを把握しておきたい。
製造業では、不適合品を極力減らすカイゼンの取り組みが重要だ。ある調査によると、不適合品発生の原因の多くは「人」と「方法」に関連しているという。企業の対応策で一般的なのはマニュアルの運用だが、ここには落とし穴がある。
あらゆる業界でDXの取り組みが加速する一方で、成功を実感している企業は1割にも満たないという。最大の障壁となる「移行コスト」を解消し、新規ツールを「誰にでも使える」状態にするための方法を探る。
さまざまなWebシステムが使われるようになった今も、電話はやはりビジネスに不可欠なツールである。とはいえ働き方改革やDXを受け、企業における電話の在り方も大きく変わってきた。そこにフィットするソリューションがクラウドPBXだ。
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