Office 2010導入の問題とその解決方法【第6回】

Outlook 2010を導入すべきこれだけの理由

「Officeのファン」ではないと断言する筆者だが、Outlook 2010は使えば使うほどその新機能に感心させられるという。Outlook 2010の便利な機能を見ていこう。

公開 2011年11月25日 09時00分

更新 2012年09月04日 14時12分

著者

Gary Olsen

[TechTarget]

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　これまでの連載ではOffice 2010の問題点をさまざま指摘してきたが、便利な機能も豊富にある。前回「Excel 2010、Word 2010、OneNote 2010の便利な機能」では、筆者が便利だと感じているExcel 2010、Word 2010、OneNote 2010の機能を紹介した。今回はOutlook 2010だ。Outlookは最も利用されているOfficeアプリケーションの1つだろう。同僚の意見も参考にして、便利だと思うOutlook 2010の機能を紹介したい。

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Outlook 2010

メールヒント

　筆者が最も好きなOutlookの機能だ。この機能に気付いたのは、メールの「宛先」に複数の受信者の名前を入力していたときのことだ。たまたま受信者の1人が、Outlookの自動応答を設定していた。その受信者の名前を入力すると即座に、メッセージウィンドウのすぐ上にあるメールヒントバーにその自動応答の内容が表示された。こちらがメッセージを送る前に、自動応答を待たずとも相手の不在が分かるので、非常に便利だ（ただし、自動応答はやはり送られてくる）。

　この自動応答の表示は、メールヒントのボタンを使って簡単に無効にできる。有効にしておくと、メールボックスが満杯の場合に警告するメールヒントも表示される。この場合、メールヒントが表示されるのはメッセージの送信後になるが、それでも自動応答が届くよりも前に分かるので、対策が取れる。メールヒントは、［ファイル］タブ→［オプション］→［メールヒント］でカスタマイズ可能だ。

スレッドビュー

図1

　スレッドビューは、Outlook 2007の「グループごとに表示」機能に似ている。スレッドビューを使うと、スレッド別にメッセージをまとめることができる。複数のユーザーがかかわり、数日または数週間にわたるスレッドがある場合、スレッド単位でグループ化すると、そのスレッドに関係したユーザー間で交わされたメールが1つのツリーにまとめられる。図1は、あるスレッドのノードを展開したところで、このスレッドの全てのメッセージが表示されている。スレッドビューを有効にするには、メッセージ一覧の列見出しを右クリックし、［並べ替え］→［スレッドの表示］を選択する（図2）。

図2：スレッドビューを有効にするには、メッセージ一覧の列見出しを右クリックし、［並べ替え］（Arrange By）→［スレッドの表示］（Show as Conversation）を選択する《クリックで拡大》

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会議出席依頼を返信

　既存の電子メールメッセージの受信者全員を対象に、会議出席依頼を作成できるオプションだ。1クリックで依頼メールを作成でき、かなり時間の節約になる。この「会議出席依頼を返信」は、「返信」や「転送」などのオプションがある「返信」グループに追加されている。また、会議出席依頼ではなく、インスタントメッセージやテキストメッセージで返信することもできる。

添付ファイルとして転送

　この機能は、リボンの「返信」グループのオプションの1つだ。1クリックで、新規メールが作成され、このメールに現在のメールが添付ファイルとして追加される。これも、Outlook　2007以前で必要だった複数の操作が省かれるため、時間を節約できる。

クイック操作

　クイック操作は、魅力的なショートカットを集めたものだ。例えば、「チーム宛て電子メール」というオプションがある。このオプションを初めてクリックすると、図7のような画面が表示される。プライバシー保護のため、この画像では宛先欄のユーザー名を消しているが、筆者がこのオプションを初めて使ったところ、既存の配布リストに含まれるユーザーが「宛先」フィールドに挿入された。

図3：チーム宛て電子メール（Team E-mail）

　「オプション」ボタンをクリックすると、さらに詳細なカスタマイズオプションがある。「上司に転送」などのクイック操作はカスタマイズが必要だが、非常に便利だ。また、「新規作成」を使うと、ユーザー独自のクイック操作を作成できる。

Office CommunicatorのOutlookへの統合

　Office Communicator（関連記事：Office Communications Serverに見る次世代ユニファイドコミュニケーション効果）と同様に、Outlookでもユーザーの「空き時間情報」（プレゼンス）が表示される。この機能のボタンは、電子メールメッセージなどの操作時に表示される。

　Office 2010でも、多数のUIが変更されたために大多数のユーザーに再トレーニングが必要になるという悪習は続いているが（関連記事：Office 2010への移行に十分な検討とテスト時間が必要なわけ）、今回はついに、その価値があるといえるようになるかもしれない。本稿で紹介した機能は氷山の一角にすぎない。その他の新機能については、Officeの公式サイトで、例えば「Microsoft Outlook 2010 新機能」のようなキーワードを使ってヘルプを検索してほしい（ただし、現時点では、全ての新機能が紹介されているわけではない）。

　筆者はOutlook 2010を使えば使うほど、その新機能に感心させられている。ユーザーの生産性に対する効果の数量化はできないが、Office 2010は確かに導入を検討するだけの価値はある製品だ。

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