最適な人材管理システムを見極めるには、人事ソフトウェアの機能とメリットを調べる前に、自社の現状と今後のニーズを特定することから着手する必要がある。
人材管理（HRM：Human Resource Management）システムに求めるものが全く同じという企業は1つとして存在しない。企業の規模、所在地、業界が違えば、人事（HR）システムに求めるものも異なる。
例えば大企業の中には規制の非常に厳しい業界に属し、コンプライアンスがHRの主な課題になる企業もある。また、し烈な人材獲得競争に巻き込まれ、人員を配置できていないポジションを抱える企業もあれば、従業員の給与管理を行わなければならないのに、社内で対応する知識も時間も持ち合わせていないベンチャー企業もある。
このように、置かれている状況はさまざまだが、HRMシステムを選ぶ前に自社のニーズを理解することが重要になるのは、どの企業にも共通する。
人事と人的資本管理（HCM：Human Capital Management）ソフトウェアの大半はスイートとして販売されている。だが、昨今は多数のベンダーが機能を選択できるアプローチを用意している。その結果、選択肢が大きく広がるだけでなく、不要な機能への出費を避けることも可能になる。
給与計算、福利厚生、従業員の記録といったHRの中核機能は必須の基盤だ。これを土台に、人材管理やソーシャルエンゲージメントなどの分野に対処する別のモジュールへとHCMソフトウェアを拡張することができる。
ここからは、HRソフトウェアの各機能のさまざまなユースケースについて見ていこう。
米国以外の国、つまり世界各国に勤務する駐在員を抱える米国企業の給与計算は複雑になる可能性がある。こうした企業は、米国の給与計算と課税要件に従いながらも、異なる国の賃金と労働に関する法を順守し、為替レートを計算しなくてはならない。そのため、米国内の給与計算をサポートし、給与を現地の通貨に換算し、米語を外国語に翻訳できるHRMツールが必要になる。
保険、金融サービス、医療、公共機関などの特定の業界は、広範囲にわたる法令への順守が必要になる。HRシステムとレポートも、こうしたコンプライアンス要件を満たさなくてはならない。問題は、コンプライアンス要件が刻々と変化することだ。コンプライアンス要件としては例えばHIPAA（米国における医療保険の相互運用性と説明責任に関する法令）やACA（医療保険制度改革）、そして従業員の財政状態に関する身元調査などがある。
幸い、規制内容の変化に応じて自動更新されるコンプライアンス対応のHRソフトウェア機能が用意されているため、企業は監査レポートやコンプライアンスを適切に取り扱うことが可能になる。
企業はその規模にかかわらず、主要ポジションの世界的な人材不足の影響を受けている。人材確保を担うHR部門の希望は、採用活動のみならず優秀な社員のつなぎ止めにも役立つソフトウェアだ。
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