運用上と戦略上の両方の企業目標を達成しつつ、会計や出張移動といったコストセンター向け予算を策定する際に必要なことがある。それは、基本に立ち返り、ニーズを満たす予算管理ソフトウェアを購入することだ。
本稿では、予算管理ソフトウェアに求めるべき一部の重要な機能と、そうした機能によって提供されるメリットを取り上げる。
まず、ソフトウェアは簡単に扱えなければならない。GUIが洗練されていて、その使用方法が一目瞭然になっている必要がある。さらにGUIを拡張でき、IT担当者がプログラミングしやすい拡張機能が許可されていることも必要だ。この種のGUIを使用すれば、ユーザーは月単位のデータや予算項目を容易に入力できる。使いやすいGUIにはトレーニングの必要が少ないことも求められる。そうすれば、予算をより短時間に作成できる。
予算管理ソフトウェアにワークフロー機能が組み込まれていれば、予算作業を部門内で従業員に割り当てた後に、部門別に幹部レベルで評価することが可能になる。ワークフローツールを使用して修正作業を割り当てることもできる。ワークフロー機能、または個別のワークフローソフトウェアには、作業や修正作業がどこで実施されているかを管理者側が常に把握できるメリットがある。
包括的な予算編成では収益、コスト、キャッシュフロー、運転資本に関する入力と分析が行われる。従って、予算管理ソフトウェアにはこれらの各領域における財務諸表テンプレートが用意されている必要がある。さらに、組織の他の財務諸表を予算管理ソフトウェアの財務諸表形式に変換しやすいことも求められる。全ての財務諸表を取り込んだら、予算のあらゆる部分を迅速に分析して最適化できる。
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