「Microsoft 365」は、管理が複雑化する場合がある。複数の管理ポータルをうまく使いこなし、そうした問題を回避する方法を紹介する。
サブスクリプション形式のオフィススイート「Microsoft 365」は、管理者が複数の管理ポータルをうまく使いこなせば、エンドユーザーが実行できる操作と実行できない操作を細かく制御可能だ。ただし場合によっては、管理が複雑になることがある。その理由と対処法を解説しよう。
Microsoft 365の管理が複雑になるのは、オンプレミスのID・アクセス管理システム「Active Directory」（以下AD）と、ADのクラウドサービス版「Microsoft Entra ID」（旧「Azure Active Directory」、以下Entra ID）が相互に影響し合うためだ。一方で設定を変更すると、もう一方に影響を与えることがあり、ライセンスの割り当てやパスワードのリセットなどが煩雑になる恐れがある。
ADとEntra IDの設定を変更する際は、潜在的な影響を理解しておくことが重要だ。Microsoft 365でシングルサインオン（SSO）を実現するには、エンドユーザーの情報をADとEntra IDの間で同期しておく必要がある。しかし同期をすることで、どちらかにメインのユーザーアカウントがあり、もう一方にもアカウントが存在する状態になるため、ユーザー管理が難しくなる。
原則としてMicrosoft 365のライセンスはADではなくEntra IDで割り当てる必要がある一方で、パスワードのリセットはオンプレミスとクラウドサービスの両方で実行できる点にも注意しなければならない。こうした使い分けは、アカウントロックを引き起こす恐れがある。
Microsoftが複数の管理方法を提供していることは、アカウント管理を複雑にする。ADとEntra IDにアカウントが併存することで生じる問題を回避するためにも、それぞれにおけるライセンス管理方法を理解し、効果的に活用する必要がある。
ライセンスの追加や変更、削除、使用状況の監視などがMicrosoft 365管理者の主な業務だ。管理者は以下のいずれかのポータルサイトまたはツールを活用し、エンドユーザーにライセンスを割り当てる必要がある。
ライセンス管理方法としては、個々のエンドユーザーに直接ライセンスを割り当てる「手動割り当て」と、グループ内のエンドユーザーにライセンスを割り当てる「グループ割り当て」がある。標準ライセンスの場合は手動割り当てしか選べないが、Microsoft Entra IDのプレミアムライセンスを契約していれば、グループ割り当ても利用可能だ。
グループ割り当てでは、エンドユーザーをグループに追加すると、そのグループに関連付けられているライセンスをエンドユーザーに対して自動的に付与できる。逆にエンドユーザーをグループから削除すると、同じライセンスを持つ別のグループに属していない限り、対応するライセンスも自動的に失効する。
Microsoft Entra IDには「動的メンバーシップ」という機能もある。これは管理者が部署や場所、役職といったユーザー属性に基づいてルールを定義しておくと、エンドユーザーを自動的にグループに追加、削除する機能だ。例えば営業部門の全てのエンドユーザーを特定のグループのメンバーにするルールを作成すると、営業部門に追加された新しいエンドユーザーに、グループのルールを自動で適用する。
動的メンバーシップは、大規模な企業の管理者がライセンス管理を効率化する際に役立つ。エンドユーザーに個別にライセンスを割り当てる労力の軽減や、ヒューマンエラーの抑制につながる。
一部のMicrosoft 365のアプリケーションは、オンラインストレージ「OneDrive for Business」や社内ポータルサイト構築ツール「SharePoint Online」と連携している。これによって、エンドユーザーによるOneDrive for BusinessやSharePoint Onlineへのアクセス権を容易に追加、管理できる。ただし特定の設定変更が全てのアプリケーションに影響を与えるわけではない。SharePoint Onlineの共有設定を変更しても、メールサーバ「Microsoft Exchange Online」やその他のサービスには影響しない。一方、企業が接続を承認したドメインなどの設定は、複数のサービスに影響を与える可能性がある。
Entra IDは、SharePoint OnlineやMicrosoft Exchange Online、コラボレーションツール「Microsoft Teams」などのアプリケーション固有の設定は対象外だ。こうしたアプリケーションは、Microsoft 365管理センターかアプリケーションごとの管理ポータルを介して設定する必要がある。
以下、幾つかのMicrosoft 365のサービスを例に挙げ、管理ポータルを介して変更可能なユーザー設定の項目を紹介しよう。
Exchange Onlineのメールボックスは、Microsoft 365の管理ポータルを使用して管理する。その際、重要な作業の一つが、複数のエンドユーザーが共通のメールアドレスからメールを送受信できる「共有メールボックス」の作成だ。
共有メールボックスは、部門間やチーム内のコミュニケーションを効率化するための重要なツールだ。サポートチームがエンドユーザーからの問い合わせに対応する際、複数のチームメンバーが共有メールボックスを通じて同じメールのやりとりを参照できる。
メールボックスへのアクセス権限の割り当ても重要な作業だ。Microsoft 365の管理ポータルを通じて、特定のメールボックスにアクセス可能なユーザーと、そのアクセスレベルを設定できる。この設定には以下の種類がある。
Exchange Onlineのもう一つの重要な機能「メール転送」は、特定のメールボックスから別のメールボックスに自動でメールを転送する機能だ。企業を離れたエンドユーザーや長期休暇に入るエンドユーザーがいる場合、そのエンドユーザーに送信されたメールを別のチームメンバーの受信トレイに転送できる。
後編は、セキュリティとコンプライアンスに関する機能を紹介する。
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