「Copilot」を活用して「Microsoft Teams」の機能性を高めるには、効果的な使い方を理解しておく必要がある。その活用術を紹介しよう。
「Microsoft Copilot for Microsoft 365」（以下、Copilot for Microsoft 365）は、AI（人工知能）技術を活用したアシスタント「Microsoft Copilot」（以下、Copilot）を、サブスクリプションサービス「Microsoft 365」の各アプリケーションで使用できるプランだ。テキストや画像を自動生成するAI技術「生成AI」を活用し、特にコラボレーションツール「Microsoft Teams」（以下、Teams）の機能性を高めることができる。
Copilot for Microsoft 365は、エンドユーザー1人当たり月額30ドルかかる。費用対効果を高めるには、Copilotのどのような機能がTeamsで役立つのか。Copilot for Microsoft 365の導入前に理解しておきたい効果的な活用方法とは。
CopilotはTeams向けにさまざまな機能を備える。以下はその一例だ。
ユーザーエクスペリエンス（UX）の観点では、CopilotはTeamsユーザーが必要なタイミングで必要な情報を提示することで、Teamsの使いやすさを向上させる。会議の参加者は会議のメモを取ることに気を取られることなく、会話に集中できるようになる。会議中のチャットのやりとりが長くなった場合でも、参加者はCopilotにチャット内容の要約を指示して、全てのメッセージを読まずに内容を把握可能だ。
Copilotの導入を検討する際は、Copilot for Microsoft 365と、Microsoft 365用のプラン「Microsoft Teams Premium」を比較する必要がある。いずれのプランでも上記の機能を利用できるが、Copilot for Microsoft 365は、他のMicrosoft 365アプリケーションでもCopilotを利用可能だ。
ここまでで説明したように、TeamsユーザーがCopilotを使えば、会議でメモを取る手間が省け、チャットや議事録に埋もれた重要な情報を見つけ出しやすくなり、生産性の向上が期待できる。チャットの中から重要な決定事項を取り出し、会議前に出席者に共有すれば、会議時間を短縮でき、一部の会議は開催せずに済む可能性がある。会議時間の短縮は、従業員の生産性向上だけではなく、コストの削減や収益の創出も望める。
ただし会議時間の短縮が必ず業務改善につながるとは限らない。会議に費やす時間が短くなっても、従業員はその時間をショッピングやニュースのチェックといった仕事とは関係のない活動に費やす可能性がある。
ユーザー企業は、Copilotで改善できる業務とその効果を明らかにする必要がある。以下はその一例だ。
このようにROI（投資利益率）を算出するには労力が必要だが、Copilotへの投資が具体的な効果につながる可能性を高めることが可能だ。
Copilot導入の効果を高める方法の一つは、エンドユーザーのトレーニングだ。Copilotでできることとできないこと、Copilotのメリットを高めるプロンプト（生成AIに対して出す質問や指示）の作成方法をエンドユーザーに理解してもらう必要がある。
これまで筆者は取材の中で、Copilotが作成できないコンテンツを、作成できると思い込んでいる初心者ユーザーの話を幾度か耳にしたことがある。こうした過剰な期待によって、エンドユーザーが「Copilotには利用価値がない」と結論付け、Copilotを利用しなくなる可能性がある。これに対して、プロンプトの作成方法を時間をかけてエンドユーザーに指導しているユーザー企業は、Copilotの利用価値を引き上げられる見込みがある。
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