業務上の問題をユニファイドコミュニケーション（UC）で改善していく本連載。フロアが離れた社員同士、あるいは外部の協力会社との情報伝達をUCでどこまで円滑にできるか解説しよう。
前回の「連絡が取りづらい社員をUCでつかまえる」では、電話取り次ぎの問題をユニファイドコミュニケーション（UC）で解決する方法を紹介した。そこで今回は、フロアが離れた社員同士の連絡や外部パートナー企業との情報共有など、自分の働く場所を越える場合のコミュニケーション課題を挙げ、UCでの改善策を解説していく。
フロアや事業所が離れた社員とのコミュニケーションを何とかしたい
フロアが離れた社員間のコミュニケーションの問題は、どの企業においても発生し得る。同じフロア内なら、少し席を離れれば連絡を取りたい相手が席にいるのか、あるいは会議中や外出中なのか目視で簡単に確認できるが、フロアが違えばそうもいかない。
それならグループウェアを使って、相手の予定を確認してから電話連絡を取るという方法もある。しかし、スケジュール情報が入力されていなければ、相手の状況を知る手段はない。電話をかけても確実に相手と連絡が取れる保証はなく、結果としてほかの社員に不在時の電話取り次ぎが発生することにもなる。
なお、社員同士が以下のような状況にある場合もこの課題に当てはまる。
業務課題1をUCで解決する方策は幾つか考えられる。以降、それぞれの長所・短所を交えながら挙げていく。
業務課題1の解決策として最も着手しやすいのは、電話取り次ぎの改善である。電話取り次ぎを削減する、もしくは廃止する形でボイスメールを導入するケースだ。このような取り組みは進んでいるが、転送先となる携帯電話をユーザーが持たなかったり、相手がボイスメールを確認するまでは連絡が伝えられないなど、運用上の課題も残る。
業務連絡手段として電話を中心に考えた場合、有効なのは固定内線電話を携帯電話（PHSまたは携帯電話）にすることである。ユーザーに提供するデバイスを変更するという、簡易な課題解決策である。しかしこの方法では、電話で連絡が取れない場合の対応策やシステム投資（携帯電話料金やインフラ）などを考慮しなければならない。
解決策（1）-1、（1）-2で挙げたコミュニケーション改善策は、従来多くの企業で用いられてきたが、いずれも電話が中心となっているために必ずしも課題を解決できていたわけではない。例えば相手が電話中、あるいは連絡が取れない状況にある場合は、別の連絡手段に切り替えなければならない。
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業務マニュアルは使われて初めてその効果を発揮するが、そもそも見られていないことから、業務課題を一向に解決できないという企業は多い。“活用されるマニュアル”を作成・共有するには、どんなポイントを押さえるべきか。
マニュアル作成において、90％以上の組織がビジネスソフトを利用しているが、それでは活用されるマニュアルへのハードルは高い。きちんと現場に使われるマニュアルにするために、ノウハウを把握しておきたい。
製造業では、不適合品を極力減らすカイゼンの取り組みが重要だ。ある調査によると、不適合品発生の原因の多くは「人」と「方法」に関連しているという。企業の対応策で一般的なのはマニュアルの運用だが、ここには落とし穴がある。
あらゆる業界でDXの取り組みが加速する一方で、成功を実感している企業は1割にも満たないという。最大の障壁となる「移行コスト」を解消し、新規ツールを「誰にでも使える」状態にするための方法を探る。
さまざまなWebシステムが使われるようになった今も、電話はやはりビジネスに不可欠なツールである。とはいえ働き方改革やDXを受け、企業における電話の在り方も大きく変わってきた。そこにフィットするソリューションがクラウドPBXだ。
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