2010年11月10日 08時00分 公開
特集/連載

BI戦略の構築を始めるためのヒント──米ウェストミンスター大学の事例から戦略構築のための関係者討議による目標設定

ウェストミンスター大学がBI戦略を成功させるために取り組んでいる計画を紹介する。

[Scott Lowe,TechTarget]

 意思決定や業務運営、戦略計画策定を支援するツール、プロセス、システムを活用するビジネスインテリジェンス(BI)戦略のメリットは極めて大きい。企業のデータが、業務の生産性や効率の向上、競争環境に対する理解の深化、新たな収益向上策の発見に役立つ情報の宝庫になるからだ。

 わたしがCIOを務めるウェストミンスター大学(米国ミズーリ州フルトン)は、BI戦略構築のごく初期の段階にある。驚かれるかもしれないが、大学がBIツールを使う場合、そこには現実的な収益上の理由がある。ほとんどの私立大学は非営利だが、損失を出すことを目指しているわけではない。利用可能なあらゆるリソースを最大限に活用することが重要だ。

 大学では企業と同様に、さまざまな指標で業務が評価される。われわれの教育活動と財務上の成功の最終的な判断基準となるさまざまなKPI(重要業績評価指標)がある。われわれは最近、あらゆるレベルの業務状況を把握することの重要性に気づいた。適切なデータにより、戦術的および戦略的な意思決定を向上させるとともに、測定可能な業績目標に対する責任を個々人に持たせることができる。

 こうした観点からBI戦略への取り組みを進めるに当たり、われわれはBIガバナンスグループを設置した。このグループは、合理的と考えられる当初のスコープを維持し、ソフトウェア評価をサポートし、分野横断的なリポーティング/測定ニーズに関する情報センターの機能を果たす。われわれはBI戦略に取り組み始めてまだ間もないが、以下のような高い最終目標を掲げている。

シームレスなBIリポーティング

 1回のリポートで物事を素早く理解できることもあるが、リポートが複数回必要な場合は、その作成方法を体系的に標準化しなければならない。

共通のリポーティング

 われわれはさまざまなリポーティングツールを使っており、新しいツールを追加してほしいという要望を頻繁に受ける。こうしたツールの一貫性とアクセシビリティを確保するため、広く利用できるBIツールを確立する必要がある。

予測分析

 われわれのデータは、未来への手掛かりをもたらしてくれる情報の宝庫だ。こうしたデータのマイニングを行い、その結果を基に重要指標の傾向を把握し、適切な対応を図らなければならない。

 しかし、われわれはデータの活用に関して深刻な課題を抱えている。例えばわれわれのIT環境には、相互に独立して機能し、手動で統合されているデータサイロがある。このため、データの定義に食い違いが生じており、その結果、在学生の数といった基本的な項目のデータが複数併存してしまっている。

 われわれは先ごろ、BI委員会を立ち上げた。この委員会は、財務、IT、入学、教育・研究支援、学生生活、育成といった各業務部門からの代表者で構成されている。重要なプロセス改善に責任を持つCIOとして、わたしはこの新委員会の委員長を務めており、以下のことを計画している。

データディクショナリの作成

 われわれは、すべての指標やKPIに関する学内共通の定義のセットを必要としている。この定義セットをキャンパスデータディクショナリと呼んでいる。このデータディクショナリでは、現在、複数の指標において同じ言葉が異なる意味で使われているケース(例えば、「学生数」は、教務部門と施設部門とでは異なる意味で使われている)については、その言葉がそれぞれの指標のコンテクストで表している具体的な意味の違いが分かるように、それぞれの指標の名称と定義を定めなければならない。

これまでの取り組みの棚卸し

 既に学内のさまざまなグループが、広く戦略的に利用できる可能性がある各種データ要素を収集している。BI委員会の1つの任務は、既存の指標をすべて洗い出し、そのベースにある方法論を検証し、それらの中で、手を加えて広く利用できるものがあるかどうかを判断することだ。

新しいKPIの定義

 BI戦略への取り組みの当初段階で重点を置くKPIや指標を定義し、優先順位付けする作業に着手する。また、KPIのベースとなる方法論について合意し、検証する。

データ構造の検証

 前述のKPIの収集をサポートするのに必要な、データ構造やプロセスに不備がないかどうか確認する。例えば、キャンパス内の学生数が日ごとにどう推移するかを知りたい場合、データベースに、その推移を追跡する適切なフィールドがあるかどうか調べる。もしなければ、そのKPIを追跡するのにどのようなフィールドが必要かを検討する。こうして新しい要求が固まったら、新しいプロセスとデータ構造の実装を担当する2つの学内委員会に提出する。

データウェアハウスの定義

 傾向/時系列分析、さらには将来予測に必要な情報を格納するデータウェアハウスの定義を作成する。

KPI/ダッシュボードの共有

 われわれのBI戦略への取り組みの一部においては(特に、入学関連業務で)、既にKPIが導入されている。だが、これらのKPIはまだすべての意思決定者が容易に利用できるようにはなっておらず、われわれはこの問題を解決する。また、BI委員会は、情報を一覧できるようにする目的でわれわれが作成しようとしているダッシュボード要素の定義を進める。

 大学で働くことの大きな利点の1つは、学ぶことに力が注がれていることだ。ここでは学生だけでなく、教員や職員も学ぶ。以上に述べた正式なBI戦略への取り組みは、BIチームのメンバー全員にとって非常に新しい試みであり、われわれは皆、動きながら学んでいる。

本稿筆者のスコット・ロウ氏は、ウェストミンスター大学(米国ミズーリ州フルトン)のCIO。

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