オフィスで日常的に扱う紙文書とITの橋渡しをしてくれる身近な事務機器が複合機だ。データ格納の入り口として見れば、ペーパーレスといったコスト削減手段を超える、クラウド時代も見据えた新たな活用法が見えてくる。
本連載では「中堅・中小企業のためのIT投資羅針盤」と題して、毎回特定のIT活用項目を取り上げて、中堅・中小企業がそれらへ取り組む際のポイントを解説している。連載を初めてご覧になる読者のために、あらためて「羅針盤」の意味を説明しておこう。
IT投資においては「目的」と「時期」をはっきりさせることが非常に大切である。「目的」は「何のために」と言い換えられる。これには「自社の本業に寄与するため(by ITの投資)」と「ITを安全かつ効果的に活用するため(for ITの投資)」の2つがある。一方で、「時期」とは構築期、発展期、安定期といった情報システムのライフサイクル上のどこにあるかを示すものだ。海図に例えると、「目的」は「方向」、「時期」は「位置」に相当する。この「方向」と「位置」を把握するための道具が本連載のタイトルにもなっている羅針盤というわけだ。
最終回となる今回は「複合機(MFP)」について取り上げる。
複合機とは、プリンタ、コピー、FAX、スキャナの機能を併せ持った機器のことを指す。この点についてはあえて繰り返すまでもないだろう。PBX(構内電話交換機)と同様に、企業におけるIT活用が広く普及する以前から存在していた事務機の代表格である。そうした経緯もあって、複合機の調達や管理をIT部門ではなく総務部門が担当しているケースも多々あった。だが、近年ペーパーレス化の取り組みが進むのに合わせて、複合機は紙データとITの世界との橋渡しをするようになってきた。
図1のグラフは、年商500億円未満の中堅・中小企業に対して「導入済み文書管理・ファイル管理製品/サービス」を尋ねた結果(導入社数ベースのシェア)である。リコーの「Ridoc Document Server」やOSK(大塚商会)の「eValue NS」(旧:Visual Finder)が上位に位置している。これらはいずれも、リコーや大塚商会といった複合機販売でも多くの実績を持つ大手企業によるものだ。現在の文書管理・ファイル管理の大半は、複合機でスキャンした文書データの自動登録や、複合機への詳細な印刷指定といった連携機能を備えている。下記グラフの結果が示すように、複合機は紙データをITの世界に持ち込むための玄関口のような役割を果たしているといってもいいだろう。
複合機とITとの関係が深まる中、複合機にはこれまでの印刷、複写、FAX、スキャンだけではない新たな活用方法が生まれてきている。特に注目すべきなのは「データ保存先」および「入力ツール」としての役割だ。複合機活用をIT投資の羅針盤にマッピングするに当たって、まずこの2つの新しい役割について見ていこう。
Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.
サイバー攻撃から自社を守るだけでなく、取引を拡大するためにもセキュリティ対策の強化は必須の取り組みだ。その理由を確認しながら、セキュリティ対策の強化で特に重要とされる従業員教育について、必要性や実践法を解説する。
ある調査によるとDXに取り組んでいる中小企業は、2割にも満たないという。中小企業がDXを実現できない理由となっているのが、人材不足だ。しかし、人材不足の中でもDXを目指して取り組めることはある。それがペーパーレス化だ。
IoTカメラは工場や倉庫における保安・監視用途などで活用されることが多かったが、現在の活用領域は大きく広がっている。観光地における課題解決と体験価値の向上を目指し、IoTカメラを観光コンテンツに応用した事例から、その実態を探る。
中小企業は、モバイルアプリケーションを活用することで顧客と密接な関係を構築したり、パートナー企業との関係を維持したりできる。モバイルアプリケーションが役立つ理由を7つ紹介する。
コロナ禍を経て、業務に必要な「ノートPC」の条件は変わった。どのような条件で選ぶことが望ましいのか。選定のポイントを解説する。
いまさら聞けない「仮想デスクトップ」と「VDI」の違いとは
遠隔のクライアント端末から、サーバにあるデスクトップ環境を利用できる仕組みである仮想デスクトップ(仮想PC画面)は便利だが、仕組みが複雑だ。仮想デスクトップの仕組みを基礎から確認しよう。
「マーケティングオートメーション」 国内売れ筋TOP10(2025年5月)
今週は、マーケティングオートメーション(MA)ツールの売れ筋TOP10を紹介します。
「サイト内検索」&「ライブチャット」売れ筋TOP5(2025年4月)
今週は、サイト内検索ツールとライブチャットの国内売れ筋TOP5をそれぞれ紹介します。
「ECプラットフォーム」売れ筋TOP10(2025年4月)
今週は、ECプラットフォーム製品(ECサイト構築ツール)の国内売れ筋TOP10を紹介します。