「ドキュメント管理」に求められる機能は、データ活用方法の変化につれて変わってくる。読者調査を基にファイル／ドキュメント管理の今について考える。
TechTargetジャパンは2013年4月9日から5月17日にかけて、TechTargetジャパン会員を対象にファイル／ドキュメント管理に関するアンケート調査を実施した。
利用しているファイル／ドキュメント管理の手段と課題、導入を検討しているファイル／ドキュメント管理の手段、製品選定の際に重視するポイントなどを聞いた。本稿は、アンケート調査から明らかになったファイル／ドキュメント管理に関する読者の認識の一部を抜粋して紹介する。全ての結果を記載したリポートは、文末のリンクから会員限定でダウンロードできる。
目的：TechTargetジャパン会員の企業におけるファイル／ドキュメント管理の実施状況、投資意欲および課題について調査するため
方法：Webによるアンケート
調査対象：TechTargetジャパン会員
調査期間：2013年4月9日～5月17日
総回答数：125件
※回答の比率（％）は小数点第1位を四捨五入し表示しているため、比率の合計が100％にならない場合があります。
「ファイル／ドキュメント管理」の意味するものは広い。それを承知の上で、企業における非定型データの管理ニーズを大局的に把握することを目的に、今回の調査を実施した。
まず、職場におけるファイル／ドキュメント管理の手段についてたずねたところ、「ファイルサーバに保存」との回答は約9割に達した。これは当然として、他の管理手段としては、「グループウェアのファイル／ドキュメント管理機能を利用」との回答が最も多く、「ファイル／ドキュメント管理ソフトウェア／システムを利用」がこれに続く結果となった。サーバに保存したデータに対し、検索機能を適用している例は非常に少ない。
では、上記のような管理手段で満足しているのだろうか。この問いに対しては、「大変満足」と「ある程度満足」の合計が約5割に達した。「不満足」との回答は7.2％にとどまり、総体的にはあまり不便を感じていないことが分かる。一般的なファイル管理に、あまり多くを期待していないという解釈もできる。
総体的にはある程度満足していても、より積極的に情報共有をしたい場合には、いろいろな不満が出てくる。グループウェアのファイル／ドキュメント管理機能を「利用している」と回答した人に対し、不満について聞いたところ、「大きな課題はない」との回答は10％に過ぎなかった。
グループウェアのドキュメント管理については、利用者の5割強が、「文書管理・文書検索機能が弱い」と答えている。また、3割以上が、「ファイルアクセスの権限管理が不十分」と答えた。製品を特定していない質問であるため、具体的な機能の弱さは推定できない。だが、ファイルの保管だけでなく、共有して活用することを考えた瞬間に、各種の機能が重要だということが意識されてくる。
「ファイル／ドキュメント管理手段の新たな導入や移行を検討しているか」について聞いたところ、「検討している」との回答は2割だった。何を検討したいかについては、「ファイル／ドキュメント管理のクラウドサービス利用」が最多となり、これとほぼ拮抗した形で「ファイル／ドキュメント管理ソフトウェアを利用」「グループウェアのファイル／ドキュメント管理機能を利用」が続いている。現在利用しているドキュメント管理手段で、クラウドサービス利用は6.4％に過ぎないことを踏まえると、今後のファイル／ドキュメント管理におけるクラウドサービスへの期待度が大きいことが印象付けられる。
本稿では紹介しきれなかったさまざまなアンケート結果とともにアンケート回答者の詳細な属性も紹介されている。ぜひ参照されたい。
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