新型コロナが招く「ライセンス」問題と対処法【後編】
在宅勤務者の急増で「ソフトウェアライセンスが足りない」問題をどう解決するか
新型コロナウイルス感染症の対策で在宅勤務者が増えた企業は、必要なソフトウェアライセンス数の確保に苦慮している。計画外の出費を最小限に抑えるこつは。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大によって社会にはさまざまな変化が起きたが、規制対応や顧客の機密保持に関する要件に変化はない。必要な場合に、理想的には可能な場合にいつでも、従業員がVPN（仮想プライベートネットワーク）経由で企業のリソースに接続したり、暗号化形式でデータを送信したりできるようにする必要がある。
セキュリティソフトウェアのライセンス問題
組織がVPN接続を禁止していたり、法的な要件で現実的に利用できなかったりする場合はどうすべきか。IT部門はファイル圧縮ツールの「WinZip」や「WinRAR」などで利用できる、パスワード保護されたアーカイブの使用を奨励する必要があるだろう。ただし従業員が暗号化されたファイルと一緒にそのパスワードを送信しないようにする必要がある。
VPNを迅速に導入する必要がある組織は「OpenVPN」のようなオープンソースのVPNツールを利用できる。OpenVPNはクラウドサービスとして利用することもでき、その場合は追加のハードウェアを必要としないため、IT部門はVPNを迅速に導入できる。
既にVPNを導入している場合、IT担当者は組織のVPNライセンスが十分なユーザー数と接続端末数で想定通りに利用できるかどうかを確認する必要がある。さらに、通常よりも多くの同時接続数になってもスムーズな運用ができるように、十分な回線容量（帯域幅）を確保する必要がある。従業員が会社のプロキシを経由してインターネットにアクセスする場合、IT担当者はプロキシで発生するトラフィックをネットワーク負荷の計算に組み込むことが必要だ。
ソフトウェアライセンスの問題を解決する工夫
従業員数とソフトウェアパッケージ数を掛け合わせた数のライセンスを、全ての従業員のために購入するのではなく、まず誰がどのようなリソースを利用する必要があるかを確認する必要がある。ライセンスは機能ごとのニーズに応じて購入すべきだ。IT部門は従業員が必要に応じてソフトウェアパッケージのライセンスを要求できるように、リクエストを受け付けるポータルサイトを作成することも検討した方がよい。
IT部門や組織の製品選定担当者は、誰もが必要なツールを利用できるように、可能な限りニーズを事前に把握しておく必要がある。そうすればライセンスを買い足すことなく、ソフトウェアを利用したい従業員に迅速にソフトウェアの利用権を付与できる。
生産性の大きな損失を避けるために、IT部門はこのポータルを細かく監視し、迅速にニーズに応える必要がある。理想的には大規模な組織は、不要なライセンスを節約することにより、ライセンス管理のために必要になるコストを簡単に相殺することができるはずだ。
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