「Microsoft 365」が備えるデータ保持の標準機能には一定の制約がある。サードパーティー製のバックアップソフトウェアを使えばデータ保護を強化できる。標準機能でできること、できないことを見極めるポイントは。
前編「『Microsoft 365』データ保持の基礎知識 保持ポリシー、保持ラベルの違いは？」は、オフィススイートのクラウドサービス「Microsoft 365」（Office 365）のデータ保護において、「データ保持」が果たす役割を紹介した。データ保持と並んで重要なデータ保護手段がバックアップだ。バックアップソフトウェアを使うことで、ユーザー企業はMicrosoft 365のデータのコピーを、Microsoft 365のクラウドインフラとは別の場所にあるストレージに保存できる。Microsoft 365に何らかの障害が発生したときに備えて、バックアップを取得することが望ましい。
ユーザー企業はMicrosoft 365の標準機能に加えて、サードパーティー製のバックアップソフトウェアをどのように運用管理に組み込めばいいのか。本稿はそのポイントを紹介する。
バックアップソフトウェアは、Microsoft 365のデータの冗長性を確保し、データの可用性を高めることに役立つ。Microsoft 365の標準機能を使うよりも、データの保管場所の選択肢が広がる利点もある。
ユーザー企業はバックアップソフトウェアを使うことで、Microsoft 365のデータ保持の標準機能を補完することもできる。Microsoft 365の標準機能は、データ保持に関して一定の制約がある。例えばメールやファイルに対する「保持ラベル」は、1度に1つしか適用できない。データをMicrosoft 365の外部に移した場合、保持ラベルが機能しなくなる問題もある。
保持ラベルとは、メールやファイルなど個々のコンテンツに対して適用可能なデータ保持の設定を指す。これに対して、「アイテム保持ポリシー」はMicrosoft 365のアプリケーション全体に設定するデータ保持の設定を指す。
Microsoft 365のデータ保持を制御するには、幾つかのルールを知っておく必要がある。Microsoft 365は「明示的」な設定を優先的に採用する。より具体的には、アイテム保持ポリシーを設定していたとしても、保持ラベルを設定している場合は、保持ラベルの設定を優先する。他にも、データの削除に関して保持ラベルが2つ存在する場合は、期間の短い方を優先するなどのルールがある。
こうしてMicrosoft 365のデータ保持を制御することは可能だが、バックアップソフトウェアを使えばより確実にデータを保護できる。バックアップの担当者はデータ保持の管理を一元的に実施することで、作業を簡略化するメリットも得られる。自社のバックアップ対策の一環としてMicrosoft 365のデータ保護を組み込むことで、運用管理の複雑性を最小化しつつ、データ保持の細かな要件に応じることも可能になる。通常、バックアップソフトウェアを使えば、ユーザー企業はMicrosoft 365のデータ保持設定の作成や管理ができる。
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