BYODの導入と継続のためのヒント【中編】
「BYOD」を解禁しても使える私物端末を限定すべき“当然の理由”
BYODを解禁した企業が、従業員の全ての私物端末の業務利用を許可することは適切ではない。それはなぜなのか。BYODを始めるときの考慮点を整理する。
企業はテレワークの推進や端末の調達コスト削減のために、従業員に対して「BYOD」（Bring Your Own Device：私物端末の業務利用）を許可できる。その際、情報漏えいの防止や従業員のプライバシー保護のための施策も同時に実施することが重要だ。企業がBYODを続けるために考慮すべき点とは何か。2つの考慮点を紹介した前編「『BYOD＝コスト削減手段』だと考えてはいけない“納得の理由”」に引き続き、後編はさらに2つの考慮点を説明する。
考慮点3．プライバシーとセキュリティを両立させる
従業員は、自分の私物端末内にある全てのデータをIT部門に監視されると考えがちだ。これは必ずしも正しい考えではない。Appleの「iOS」やGoogleの「Android」といったスマートフォン用OSは、IT部門が「MDM」（モバイルデバイス管理）製品を介して確認できるデータと確認できないデータを区別できる。一方で従業員が端末を紛失した場合、その端末に対する責任は従業員にあるとしても、端末に保管された業務データに対する責任は企業にある。MDM製品を使えば、IT部門が遠隔操作で端末に保管された業務データを消去できる。
もし従業員がMDMの機能について教育を受けていなければ、プライバシーの面で不安を抱く可能性がある。職場でBYODを続けるなら、私物端末の操作履歴や保有データのうち、企業が何を監視して何を監視しないのか、さらにBYODのデータ保護対策を徹底するためにどのようなMDM技術を使うのかについて、従業員に説明する必要がある。
考慮点4．使える私物端末、使えない私物端末を明確にする
あらゆる私物端末を同じように管理できるとは限らない。現代のMDＭ製品で適切に管理できない古くなったAndroid端末や「Windows 7」といったサポートが終了したOSを搭載した端末の使用を従業員に認めることは、企業がBYODに失敗する原因となる。BYODを実施するときは、企業が管理できる端末の種類を明記する必要がある。OSのバージョンやパッチの適用状況の違いは、会社のセキュリティ対策やデータ管理に直接的な影響を及ぼす。
BYOD導入の成否は、従業員の私物端末を管理するための手法と従業員教育にかかっている。MDM製品をはじめとする管理技術を利用すれば、自社の業務アプリケーションやメールアカウントなどを、私物端末に安全に割り当てることができる。
私物端末で仕事ができるようにするためのプロセスも重要だ。従業員教育や業務アプリケーションの管理、業務に利用するデータの管理に関する責任は、一般的にはIT部門が担う。IT部門は従業員の端末登録やBYODポリシーの設定、BYODのトラブルシューティング方法に関するドキュメントの作成に着手しなければならない。
後編は、企業がBYODを成功させるための検討事項を紹介する。
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