大企業はもちろん、中堅・中小企業でも普及が進むグループウェアは、組織のコミュニケーションや情報共有、プロジェクトのコラボレーションに不可欠な機能を提供することで、すっかりビジネスの道具として根付くまでになった。だが、中にはユーザー管理が負担、社員の利用率が上がらない、活用効果が見えないといった悩みを抱えている企業も多い。
また、市場やビジネス環境の変化で、既存のグループウェアが自社の業務スタイルに合わなくなっているケースもあるだろう。新たな製品が登場しても、日常業務に浸透してしまっているためなかなか乗り換えづらいのもグループウェアの特徴である。そこで本連載「中堅・中小企業向けグループウェア探訪」では、現在続々と登場しているASP／SaaS（Software as a Service）型グループウェア製品の中から有力な製品、特徴的な製品を紹介することで、オンプレミス（自社導入型）グループウェアにはないメリットを洗い出してみたい。
第1回目は、「サイボウズ Office 8 for SaaS」を取り上げる。
「Notesにはできないことを」――「LotusLive Notes」はグループウェアSaaSの決定版となるか？
メジャー製品からの乗り換えも ユーザー参加型で機能進化するグループウェア「iQube」
情報共有と経理、“一石二鳥”のJ-SaaS対応版desknet’s
サイボウズ Office 8 for SaaSは、中小企業向けグループウェアでトップシェア（※）の「サイボウズOffice 8」の機能をそのままに、サーバを設置する必要もなく、申し込み後にすぐに使える手軽さや、ユーザーID数に応じた安価な月額制料金といったSaaSならではのメリットを利用できるサービスとして、2007年に登場した。
※ノークリサーチ「2009年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」のグループウェア部門。
サイボウズ Officeシリーズは、従来のグループウェアの定番だった日本アイ・ビー・エムのLotus Notes/DominoやマイクロソフトのExchange Serverなどに対抗すべく誕生した純国産のグループウェアで、2010年6月現在、2万8000社の3万7300部門が利用するメジャーブランドである。もともと、導入時やメンテナンスのコストを掛けず、かつWebで利用できるようにすることを目的に開発されており、ITのリテラシーを問わず直感的に操作できる容易さと、最小限のクリックで目的を果たすユーザーインタフェースのシンプルさを特徴とする。
それをSaaSで利用できるようにしたことで、サーバ設置の手間やスケーリングが不要となった。導入に当たっては、ユーザーの環境構築をWebで自動化しているためインストール作業が必要なく、ユーザーの増加に伴うHDD増設も不要である。バージョンアップやソフトウェアのメンテナンスもサービス提供側が逐次実施するので、ユーザー情報の登録以外、ユーザー企業側の手間は一切掛からない。
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