ZoomやTeamsで使える「ホワイトボード」機能とは? 使いこなすヒントは「習うより慣れろ」が肝心

「Zoom」や「Microsoft Teams」に標準搭載されているホワイトボード機能の基本的な使い方を解説する。難しい描画ツールではないので、慣れておくことが肝心だ。

2021年11月09日 05時00分 公開
[David MaldowTechTarget]

 「Zoom」や「Microsoft Teams」を使ったWeb会議では一般的に、ホワイトボード機能は見過ごされがちだ。近頃のデスクワーカーはWeb会議に慣れ親しみ、画面共有機能も使いこなしている。だがWeb会議ツールに組み込まれたホワイトボード機能については、高度な機能だと見なして使用に二の足を踏むユーザーもいる。

ZoomとTeamsのホワイトボード機能とは? その使い方は

 実際のところ、Web会議ツールに標準搭載されているホワイトボード機能は、Web会議の初心者ユーザーでさえ手軽に利用できるようになっている。絵や図として見れば人の記憶に残りやすく、仮想的なホワイトボードに手早くスケッチする方がアイデアや情報をうまく表現できることもある。より高度なアイディエーション(発想)体験を支援する専用ソフトウェアとしての「ホワイトボードアプリケーション」も世の中には存在するが、Web会議でそこまでのツールを必要としないユーザーもいる。

 ZoomやMicrosoft Teamsに組み込まれているホワイトボード機能は、難解な描画ツールではなく、極めて簡単に使用できる。Web会議中にホワイトボード機能を使うには、画面共有を開始するのと同じやり方でホワイトボードを起動する。これで会議の参加者に大型の白い画面が表示され、フリーハンドで描画できる状態になる。

 若干の違いはあるものの、ZoomとMicrosoft Teamsのホワイトボード機能はほぼ同じだ。いずれも小さなツールバーに並んだ機能ボタンで描画ツールを操作できる。ZoomとMicrosoft Teamsに共通するツールや機能には以下のようなものがある。

  • フリーハンドスケッチのためのペンと蛍光マーカー
  • 図形とスタンプ
  • 情報入力のためのテキストボックス
  • セッション終了時にホワイトボードを保存できる機能

 Zoomのホワイトボード機能には、ホワイトボードを起動したユーザーのためのスポットライト機能がある。カーソルの代わりに矢印やスポットライトを使ったり、書いた線が数秒後に消える「消えるペン」(Vanishing Pen)でホワイトボードの特定領域をハイライトしたりすることができる。Zoom Video Communicationsは、付せんやコメントなどの新機能が利用できる更新版のホワイトボード機能を提供する意向を、2021年9月に自社ブログで発表した。2021年内に、この新しいホワイトボード機能のβ版を提供する。

 Microsoft Teamsのホワイトボード機能には付せん機能があり、ユーザーがホワイトボードのどこにでも、メモを幾つも貼り付けられる。付せんはWeb会議の最中に動かすことができる。Microsoftはこのホワイトボード機能をスタンドアロンアプリケーションとしても提供している。

 Web会議に使うツールがZoomであれMicrosoft Teamsであれ、自分一人でWeb会議の場を開いて描画オプション機能の使い方を習得し、ホワイトボード機能に慣れておくといい。次のWeb会議ではためらいなくホワイトボードを開いて、ちょっとしたスケッチに挑戦してはいかがだろうか。

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