Microsoft 365は「Copilot」で便利になるけど実はこんな“注意点”があったオフィスアプリで使う生成AI【中編】

「Microsoft Copilot for Microsoft 365」は、Microsoftのサブスクリプションサービス「Microsoft 365」で生成AIの機能を利用できるようにするツールだ。利用に当たって知っておくべき注意点とは。

2024年03月17日 10時30分 公開
[Katie FentonTechTarget]

 Microsoftのアプリケーションをサブスクリプション形式で利用できる「Microsoft 365」では、学習を基に新たなデータを生み出すAI(人工知能)技術である「生成AI」(ジェネレーティブAI)のツールとして、「Microsoft Copilot for Microsoft 365」(以下、Copilot for Microsoft 365)が利用可能になった。このツールを使うことで、大規模言語モデル(LLM)を業務の生産性向上に役立てることができる。

 生成AIの機能を業務に役立てるには、組織のデータを有効かつ安全に使えるようにすることが必須だ。その観点を含めて、Microsoft Copilot for Microsoft 365を使い始める前に知っておくべき基本と注意点をまとめる。

「Copilot for Microsoft 365」の押さえるべき基本と注意点はこれだ

 Copilot for Microsoft 365は、Microsoft 365のプランの追加機能として使うことができる。企業向けでは以下のプランで利用可能だ。

  • 大企業向けのエンタープライズ系のプラン
    • Microsoft 365 E3
    • Microsoft 365 E5
  • 一般法人向けのビジネス系のプラン
    • Microsoft 365 Business Standard
    • Microsoft 365 Business Premium

 Microsoftは、より良いユーザーエクスペリエンス(UX)を提供するためにOSを「Windows 11」にすることを推奨しているが、Copilot for Microsoft 365は「Windows 10」でも使用できる。

データの準備とガバナンス

 Copilot for Microsoft 365を導入する前に、IT部門は利用に当たっての考慮事項を確認しておく必要がある。生成AIを活用したAIアシスタント「Microsoft Copilot」は組織のデータに接続することで生産性向上につながる支援をする。その機能を利用するには、セキュリティとプライバシーに関する対処を徹底することが欠かせない。

 まずは従業員が使用可能なデータの範囲を、その従業員が業務で必要とするデータのみにとどめることが重要だ。データを過剰に共有することはリスクを生み出す。IT部門はユーザーの生産性を妨げることなく、アクセス可能なデータの範囲を適切に設定する必要がある。

 Microsoft Copilotが正しくデータを使用できるように、データを整理しておくことも忘れてはいけない。例えば以下のような取り組みを実施することでUXが改善し、結果的にエンドユーザーの生産性向上につながる可能性がある。

  • 冗長なデータを削除する
  • 古くなって不要なデータを削除する
  • ファイル名の付け方を標準化する
  • 分かりやすいキーワードでデータにタグ付け(意味付け)をする

 組織がMicrosoft Copilotを使う際は、コンプライアンス(法令順守)の徹底を意識しながら、データガバナンスを適切に実施するよう心掛けよう。データの準備は時間がかかる上に、複雑な作業が伴う場合がある。そのためIT部門は、データ準備のプロジェクトを重要なステップの一つに位置付け、単独のプロジェクトとして重点的に進めた方がよい。Copilot for Microsoft 365の利用によってリスクが生じないように、データへのアクセスを管理することが重要だ。


 次回は、Copilot for Microsoft 365を使い始めるための具体的な手順を紹介する。

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