非効率なプロセスをデータで実証

BPMの効果を高めるプロセスインテリジェンスツール

BPMプロジェクトの最初の重要なステップであるデータの収集と分析に、ビジネスプロセスインテリジェンスツールを利用することで効率を高めている企業がある。

公開 2009年12月18日 08時00分

更新 2012年09月04日 17時33分

著者

Kristen Caretta

[TechTargetジャパン]

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　ビジネスプロセス・マネジメント（BPM）の目的は、業務プロセスのボトルネックを探し出し、不要な作業を除去することによって業務効率を改善することだ。しかし自分で何を見つけようとしているのかが分からなければ、問題を特定するのが難しいだけでなく、広範囲にわたる業務プロセスを簡素化されたワークフローという形に整理するのはさらに困難だ。このため、データの収集と分析にビジネスプロセスインテリジェンスツールを利用しているユーザーもいる。

　ビジネスプロセスインテリジェンスとは、ビジネスプロセスを組織の内側から把握することを目的とした調査と分析の手法だ。ビジネスプロセスインテリジェンスツールは、過去のデータあるいはリアルタイムデータに基づいてプロセスを監視・分析・最適化するための技術を利用するもので、既製のワークフローにプロセスを適合させたり、仮定に基づいてプロセスを修正したりするのとは異なる。米調査会社Forrester Researchの上席アナリスト、クレイ・リチャードソン氏によると、こういったツールを利用すれば、BPMプロジェクトにおける最初の重要なステップであるプロセスモデリングにかかる時間、コストおよび不確定要素を削減できるという。

　「“現状のプロセス”ではなく、“あるべきプロセス”を把握できれば、プロセスをどう改善すべきかを正確に判断できる」とリチャードソン氏は語る。

　475人の従業員を抱える米住宅投資会社Waterton Residentialのジョン・ビリムCTO（最高技術責任者）の場合、自社の業務プロセスの一部が非常に複雑であったため、それらを従来のワークフローに適合させることができなかった。直線的なプロセスは自動化され、ワークフローソリューションに適合できた。だが非直線的なプロセスはそういうわけにはいかなかった。連係や依存関係が多岐にわたり、手作業で記入するチェックリストも多かったからだ。

　「自動化を試みた最初の非直線的プロセスは、ワークフローソリューションにまったく適合できなかった」とビリム氏は話す。「われわれが試したあらゆるツールがうまくいかなかったため、プロジェクトが中断した」

　ビリム氏は以前、幾つかのケースでワークフローの自動化によるメリットを経験した。しかし複数の業務にまたがる広範なプロセスを1つのワークフローに収めるのは、不可能に近かったという。「多数のワークフローを作成したが、それでも多くの作業が収まりきらなかったため、醜悪で複雑なものになってしまった」と同氏は語る。

　その後ビリム氏は、プロセスモデルを作成したり厳密に手順を定義したりしなくても非直線的なプロセスに対応できるツールを見つけた。米BP Logixの「Process Director」だ。

　リチャードソン氏によると、Process Directorはプロジェクト管理用ダッシュボードのルック＆フィールを備えたプロセスマッシュアップツールだという。プロセスインテリジェンス機能は限られているが、一般的なプロセスパス（経路）を深く分析でき、「BPMを初めて導入するユーザー向けの低価格ツールだ」とリチャードソン氏は話す。同製品はタイムラインベースのプロセス自動化技術を採用し、継続的な作業履歴分析によって潜在的なボトルネックの監視・予測を行い、それを回避できるようにする。

　「プロセスの最初と最後を知っている人でも、その間にある作業を知っているとは限らない」とリチャードソン氏は指摘する。「Process Directorのようなツールを利用すれば、ランタイムモデル内で適切なプロセスパスを決定し、特定の条件が満たされたときにプロセスの個々の作業が開始するようにできる」

　リチャードソン氏によると、例えば、新規採用の従業員の登録は一般的なプロセスだが、それに伴う複数の作業と重複する依存関係のために多くの企業が苦労しているという。「同時に行う作業とそれらの間の依存関係のため、どの作業をいつ実行できるかという面で多くの制約が生じる。IT部門が新入社員の電子メールアドレスと電話番号を登録するまで、人事部門は名刺を発注することができない。しかしその間でも業務マネジャーが実行できる作業もある」と同氏は話す。

　「作業間の依存関係、つまりある作業が完了しなければ次の作業に入れないという関係は、業務進行を遅らせる原因になる」とビリム氏は指摘する。「複数の作業を同時に開始し、業務進行中に各作業の完了を自動的に通知してくれるダッシュボードがあれば、ワークフローパスを交わらせるという苦労がある程度軽減され、電子メールや電話などで作業の進行具合を確認する時間を節約できる」

リアルタイム型プロセスディスカバリー

　精密工業向けの光学装置の大手サプライヤーである米Electro Scientific Industriesの生産システムアナリスト、グレッグ・ミューラー氏は、また別の問題に対処するために、先進的なプロセスインテリジェンスツールを採用した。ある部門で業務改革を進める際に、ミューラー氏はビジネスプロセスを把握するだけでなく、プロセスの非効率性を示す具体的なデータを提示して説得する必要があった。

　ミューラー氏のチームに与えられた任務は、販売部門の受注や在庫の問題を解決することだった。社内のBPM構想のほとんどは業務運営部門が推進していたが、販売部門は別だった。ミューラー氏によると、販売部門は独自のプロセスを開発していたため、業務運営部門が乗り込んでいって問題点を指摘するのが難しかったからだという。

　「相手が誰であれ、効率的に仕事をしているかと聞いたら、“はい”という答えが返ってくるのに決まっている」とミューラー氏は話す。「販売チームに関する限り、表面上の問題はなかった。販売目標を達成していたからだ。問題を指摘するには、それを立証するデータを用意する必要があった」

　ミューラー氏は、実際のプロセスをリアルタイムで把握するために、富士通の自動プロセスディスカバリー・視覚化サービスを利用することにした。既存プロセスのデータベースログを富士通に提供した後、ミューラー氏は約90日間を費やしてすべてのデータを収集し（対象範囲を絞り込んで情報を分類、整理する作業を含む）、現実的なプロセスモデルを作成した。

　ミューラー氏によると、この分析を通じて多くの作業を自動化でき、プロセスを中断することもなかった。また、プロセスの中断を防ぐために、受注・販売システムで許可されるオプションを制限したという。

　「それまで思いもよらなかった問題を数多く発見できた。どこに注目すればよいか分かっていたからだ」（同氏）

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