ユニファイドコミュニケーションのアナリストによると、会議室を近代化する企業が増えているため、IT部門はこうしたプロジェクトを統率し、会議空間を隅々まで担当する必要があるという。多くの場合、施設を管理するチームが会議室の管理の大部分を担う。だが、会議空間へのテクノロジーの関与が大きくなるにつれ、こうした管理をIT部門が施設管理チームから引き継ぐ必要がある。
多くの場合、企業は会議室の担当者や管理者を社内で取り決めていない。そう話すのは、技術顧問企業Nemertes Researchの創設者兼社長のロビン・ガレイス氏だ。つまり、会議室はIT部門が管理することもあれば、施設管理チームが管理することもある。
ただし、施設管理チームのスタッフには、会議空間の管理に必要な詳しい技術的背景が不足している場合がある。施設を管理する担当者が、人事部門や最高執行責任者（COO）になることもあれば、従業員が業務を行う現場を管理する担当者になることもある。
「依然として、施設管理チームが会議室を担当しているのが、多くの企業の現実だ。会議室の管理を施設管理チームからIT部門に引き継ぐのは容易なことではないだろう」（ガレイス氏）
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