情報ガバナンスと記録管理の違い【前編】
いまさら聞けない「情報ガバナンス」とは？ なぜ必要なのか
「情報ガバナンス」と「記録管理」は似て非なる業務だ。両者の違いを理解するために、まずは情報ガバナンスとは何かをあらためて整理しよう。
「情報ガバナンス」と「記録管理」はどちらも、企業の体制を維持するために重要な業務だ。同じ意味で使われがちな言葉だが、指す業務は異なる。情報ガバナンスは、企業が情報をうまく管理するために必要な体制やポリシー、手順に目を向ける。記録管理は、記録そのものに加えて、企業が商取引だと見なすあらゆるもののライフサイクルを管理するシステムに主眼を置く。
前編となる本稿は、情報ガバナンスについて説明する。
情報ガバナンスとは
情報ガバナンスとは、企業が情報を管理したり、業界の規制を確実に順守したりするために従うフレームワーク（枠組み）だ。このフレームワークは文書や記録、企業情報などの情報を作成、保存、整理する際に従わなければならない、プロセスと役割、基準からなる。
企業が全ての情報を同じように管理し、アクセスしやすくするためには、情報ガバナンスが不可欠だ。どのような内容の情報であれば保持する必要がないのかも明確になるため、不要な情報を残さずに済む。
技術が進歩するにつれて、個人情報を含め、企業は大量の顧客情報を収集できるようになる。企業は情報ガバナンスに関するガイドラインを策定、施行して、個人情報を保護している。コンプライアンスに関する年次報告書を提出し、情報ガバナンスに関する規制に従っていることを示さなければならない、規制が厳しい業界もある。エネルギー業界や金融サービスなどがその例だ。
情報ガバナンスの目的には、従業員が必要とする情報の提供やストレージコストの削減、確実なコンプライアンスなども含まれる。情報ガバナンスが目指すのは、ビジネスにおける意思決定に必要な情報を企業に提供することだ。企業は訴訟やコンプライアンス監査などに直面したときに、情報ガバナンスの必要性に気付きやすい。
企業によっては、情報ガバナンスプログラムを監督する最高情報ガバナンス責任者（CIGO）がいることがある。CIGOは情報ガバナンスプログラムの策定や管理、実行の責任を負う。そして事業部門やIT部門に加えて、法務責任者、コンプライアンス担当者などの利害関係者の代表からなる諮問委員会を立ち上げ、情報ガバナンス戦略を実行する役割もある。
後編は、記録管理の基礎知識に加えて、情報ガバナンスと記録管理の違いを解説する。
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