テレワークの運用ルールと評価制度を考える【第6回】
シンプルで安全に、中堅・中小企業にベストなテレワーク製品導入ガイド（1/3 ページ）
テレワークを実現するために最低限必要なシステムは何だろうか。中堅・中小企業向けに、費用が安くて簡単に運用できる具体的な製品について解説する。
連載について
本連載ではTechTargetジャパンの読者である情報システム部門の読者に対して、中堅・中小企業におけるテレワークの導入をテーマに、IT以外も含めた包括的な情報をお届けする。「日本の現状」「企業事例」「導入までのプロセス」「労務管理上の留意点」「行政の支援制度」「関連製品／サービス」と、全6回の連載で各項目を解説する。
これまでの連載では、主にテレワークの制度や管理の課題について述べてきた。最終回は中堅・中小企業がテレワークを実現するために最低限必要なシステムは何かという視点で、費用が安く、簡単に運用できる具体的な製品について解説する。
製品内容や価格などについては、2016年3月時点の製品情報を収載した「テレワーク関連ツール一覧（第1版）」（発行：日本テレワーク協会）を基に、2016年9月時点の情報にアップデートして紹介する。そのため、最新情報は必ず自身でWebサイトなどを確認してほしい。本稿では、製品が備える機能の全てではなく、内容に沿った一部の機能のみを紹介している。
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テレワークに向いた仕事とは
テレワークとは、普段の社内業務を、ITを用いることで勤務先（所属組織のオフィス）以外の場所（在宅、モバイルワーク、サテライトオフィスなど）で実施することだ。
では、社内業務のうち、テレワークに向いている仕事は何か。オフィスワークを3つに分類して、テレワークに向いているかどうかを表1にまとめた。
| オフィス業務分類 | 業務内容 | テレワークでの実現可能性 |
|---|---|---|
| デスクワーク | 自席でする各種業務。資料閲覧、情報検索、資料作成、メール送受、レポート作成、決裁、スケジューリングなど | PCの利用により資料や情報を電子化していれば、リモートアクセスすることで、ほとんどの業務をテレワークで実施可能 |
| ミーティング | 各種会議や打ち合わせ。社内のミーティング、他社とのミーティング、顧客との営業ミーティングなど | テレビ会議に代表される映像音声通信により、相手の姿を見ながら会議が可能。資料の共有もできる |
| オペレーション | 実物や実機を操作する各種業務。制作、検査、出荷、配送、顧客へのデモンストレーションなど | 物理的な操作を伴うため、テレワークでの実現は現段階では極めて困難。高機能な遠隔操作ロボットなどの実用化が必要 |
出典：日本テレワーク協会作成資料を基に一部変更
デスクワークは、ペーパーレス化（電子化）さえできていればPCでできる。まずは、ペーパーレス化をきちんと進める必要がある（そのツールも多数あるが、紹介は控える）。ペーパーレス化している範囲でテレワークをすることを考えてみよう。
超簡単テレワーク環境
例えばデスクワークのうち、メールとスケジューラーだけクラウドサービスを導入して、社外や在宅環境でも利用できるようにした「超簡単テレワーク環境」が、特にスモールスタートな始め方だ。主な製品は下記の通り。無償利用できるものから有償版まで、サービス規模によっても選択肢は数多くある。
- Webメール
- 例：Googleの「Gmail」やMicrosoftの「Outlook.com」など
- スケジューラー
- 例：Googleの「Googleカレンダー」やMicrosoftの「Outlook」など
業務ファイルをWebメールに添付したり、ファイル共有サービス（「Googleドライブ」「OneDrive」「Dropbox」など）でやりとりしたりすれば、これでもう、自宅のPCでテレワークが可能だ。自宅のPCには必要に応じて、「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」などのソフトウェアをインストールする。仕事の予定や締め切りなどは、スケジューラーに入力しておけば上司と共同で管理できる。
ただし、ここで気を付けるべきは「セキュリティ」だ。自宅で使うPCには、社内と同程度の強固なセキュリティ保護をかけておく必要がある。クライアントPCだけでなく、ネットワーク環境のセキュリティも重要だ。
会社によっては、「セキュリティポリシー」の問題が生じることもある。メール添付やファイル共有サービス利用によって、重要な業務ファイルを社外に持ち出す行為を、セキュリティポリシーで禁止する会社は少なくない。
超簡単テレワーク環境の利用においては、会社が許可するセキュリティ条件をどこまで保証しているか、ということを常に意識する必要がある。逆に、テレワークで扱う情報を、セキュリティポリシーにおいて重要でない範囲に限定するのも、1つの方法だ。
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テレワークの運用ルールと評価制度を考える
本連載ではTechTargetジャパンの読者である情報システム部門の読者に対して 、中堅・中小企業におけるテレワークの導入をテーマに、ICT以外も含めた包括的な情報をお届けする。「日本の現状」「企業事例」「導入までのプロセス」「労務管理上の留意点」「行政の支援制度」「関連製品／サービス」と、全6回の連載で各項目を解説する。
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