「自宅用コラボレーションデバイス」のメリットと注意点【後編】
「自宅用コラボレーションデバイス」を“宝の持ち腐れ”にしないための注意点
テレワーク時に朝から晩まで何度もWeb会議をする従業員にとっては「自宅用コラボレーションデバイス」は有用だ。ただし何事にも例外がある。投資を無駄にしないための注意点とは。
前編「“不快なWeb会議”を解消する『自宅用コラボレーションデバイス』の実力」は、テレワーク向けの「自宅用コラボレーションデバイス」のメリットを解説した。高解像度のディスプレイとWebカメラ、コミュニケーションツールを搭載する専用デバイスには一定のニーズがあるが、潜在的な注意点もある。
「別のディスプレイとWebカメラ」は本当に必要か？
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例えば自宅用コラボレーションデバイスの導入について「自分たちが調達して管理し、サポートを提供しなければならないデバイスが増えた」と見なすIT部門もあるだろう。自宅用コラボレーションデバイスのコストは安くはない。従業員1人にそうしたデバイスを支給するためには数百ドルから数千ドルのコストがかかる可能性がある。従業員とIT担当者の両方に、新しいデバイスの使い方とトラブルシューティングを教える必要があることも考慮しなければならない。
自宅用コラボレーションデバイスの一部は、特定のコミュニケーションツールでしか利用できないことも考慮しなければならない。例えばDTENのコラボレーション専用デバイス「DTEN ME」は、Zoom Video CommunicationsのWeb会議サービス「Zoom」専用の製品だ。従業員が1日のうちにZoomだけでなく「Cisco Webex」や「Microsoft Teams」といった別のコミュニケーションツールを切り替えて使う場合、それぞれに専用のデバイスを使い分けることは望まないはずだ。
テレワークの環境は1つとして同じものが存在しないことも覚えておく必要がある。デスクや壁の面積が狭い場合もある。物理的なスペースや電源を確保し、あらためてネットワーク設定が必要なデバイスをもう1台増やすよう従業員に要求するのは非合理的なこともある。従業員は、同じことができるデバイスが既に何台もあるのに、さらに別のディスプレイとWebカメラとマイクがなぜ必要なのかと頭をかきむしることになりかねない。
ユーザーニーズの見極めを忘れずに
自宅用コラボレーションデバイスを調達する前に、従業員がそうしたツールを重宝するかどうか見極めることが大切だ。ほとんどの場合、Web会議やコラボレーションのヘビーユーザーは専用デバイスを快く受け入れるだろうが、その必要性を飲み込めない従業員もいる。IT部門は組織内の部門責任者や従業員と連携して、どんな従業員にとってそうしたデバイスの価値があるのかを判断し、ケースバイケースで導入しなければならない。このアプローチを取ることで、組織にとって最も総合的な価値を実現しながら、従業員によっては決して使うことのなさそうなハードウェアへの無駄なIT出費を抑えることができるだろう。
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