コミュニケーションツールを複数併用する際のチップス【後編】
コミュニケーションツールをどうしても統一できない企業がツール乱立を防ぐ方法
円滑な共同作業のために、複数のコミュニケーションツールを併用することを許容するのも一つの考え方だ。互換性の確保やツール間連携など、従業員の生産性を高めるためにIT部門が貢献できることをまとめた。
運用管理の効率を考慮すれば、企業は社内で使うコミュニケーションツールを可能な限り統一することが合理的だ。ただしエンドユーザーである従業員のニーズが一定ではない場合、複数のコミュニケーションツールの併用を可能にする必要がある。中編「コミュニケーションツールを1つにしたい人、自由に選びたい人、それぞれの事情」に続く後編となる本稿は、企業がコミュニケーションツールを複数併用する場合の戦略の立て方を解説する。
コミュニケーションツールを複数併用する企業がツール乱立を防ぐ戦略
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戦略を立てるに当たって、まず複数ツールの併用が社内コミュニケーションの常態になることを皆が理解して受け入れる必要がある。良くも悪くも「コミュニケーション」の目標は唯一無二の答えに落ち着くことはなく、「チームワーク」の確固とした定義もつかみにくい。時代の流れを見るとテレワークが定着する可能性は十分にあり、ほとんどのコミュニケーションはこれからもオンラインが主軸になるだろう。
そうすると従業員がテレワーク時に一定の生産性を発揮するには、OA機器などのデバイスとインターネットを使うことは当然として、IT部門から強制されたアプリケーションではなく自分自身が選んだコミュニケーションツールを使いたいと考えるだろう。これを実現するには、IT部門が豊富なリソースとベストプラクティスを用意し、従業員が選んだコミュニケーションツールと他の従業員が選んだコミュニケーションツールの互換性を可能な限り確保する必要がある。
従業員が最新バージョンを使用できるよう、コミュニケーションツールのアップデートを欠かさず提供することも一つの方法だ。コミュニケーションツールの操作説明やハンズオントレーニングを開催して、安全に共同作業をするための機能やベストプラクティスを常に周知する必要もあるだろう。ベンダーが提供する接続モジュール（コネクタ）やテンプレートをパッケージとしてまとめ、IT部門が従業員に提供すれば、異なるコミュニケーションツールを使っている同僚との間で、コミュニケーションツールやワークフローをシームレスに連携させることができる。
これらのアイデアを実践すれば、新しいコミュニケーションの在り方に適応し、分散した場所で働く従業員の生産性を維持できるようになる。とはいえもっと大きな視点で考えると、「複数のコミュニケーションツールを使いながらチームで働いて生産性を高める」という共通目標に向けて、IT部門とエンドユーザーの課題をまとめて解決するための戦略を立てなければならない。
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