円滑な共同作業のために、複数のコミュニケーションツールを併用することを許容するのも一つの考え方だ。互換性の確保やツール間連携など、従業員の生産性を高めるためにIT部門が貢献できることをまとめた。
運用管理の効率を考慮すれば、企業は社内で使うコミュニケーションツールを可能な限り統一することが合理的だ。ただしエンドユーザーである従業員のニーズが一定ではない場合、複数のコミュニケーションツールの併用を可能にする必要がある。中編「コミュニケーションツールを1つにしたい人、自由に選びたい人、それぞれの事情」に続く後編となる本稿は、企業がコミュニケーションツールを複数併用する場合の戦略の立て方を解説する。
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情報の量と種類が急増する今、社内の各種ツールに散在する情報を単一の保存先で管理することはますます難しくなった。こうした情報を部門を超えて連携させて、効率的に活用するには、どうすればよいのか。4社の事例を基に、解決策を探る。
文書や画像、動画などのコンテンツ管理は、企業の規模が大きくなるにつれて難しくなる。チームやプロジェクトごとに社内外で情報を共有したり、法的保存義務のある文書などを適切に管理したりするには、どのようなアプローチが有効なのか。
あるハウスメーカーでは、約300箇所に展開する展示場と本社との情報共有に課題を抱えていた。従来はLotus Notesの掲示板機能を使用していたが、それでは異なる種類の文章を一元管理できなかったという。同社の解決方法を詳しく解説する。
グローバルで生産販売事業を展開しているあるメーカーでは、既存の文書管理システムの非効率さや、訴訟時のeディスカバリ対応などに課題を抱えていた。同社はこれらの課題を解消すべく、文書管理システム刷新に踏み切った。
業務効率化やコスト削減を目的にさまざまな業務で紙からの脱却が進む中、「取引先の希望でFAXを廃止できない」といったFAX運用の課題を解消すべく、クラウドFAXへの期待が高まっている。その導入メリットを解説する。
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