まだSharePointを「イントラネット構築」だけに使っているの?いまさら聞けない「Microsoft SharePoint」の基本【前編】

「Microsoft SharePoint」は、「Microsoft 365」に含まれるさまざまなアプリケーションと連携する“裏方”だ。社内ポータルサイト構築だけではない、SharePointの重要な役割とは。

2024年04月02日 05時00分 公開
[Tim MurphyTechTarget]

 社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)の主要な機能は、コンテンツ管理、共同作業支援、イントラネット作成、ワークフロー自動化、コンプライアンス管理など多岐にわたり、全容をつかむのは難しい。「そもそもSharePointは仕事にどう役立つのか」という、いまさら聞きにくい基礎知識を振り返ってみよう。

主要機能1.コンテンツ管理とコラボレーション

 SharePointは、さまざまなビジネスコンテンツを保存して管理する一元的なリポジトリ(保管場所)の役割を果たす。IT管理者はSharePointを使うことで、部門、トピック、チームといった単位でWebサイトを作成可能だ。これによって、各ポータルサイトにアクセスできる従業員が、必要な文書(ドキュメント)を見つけてチームで共同作業するのを支援する。

 例えばチームのリーダーがSharePointで作成したWebサイト(以下、SharePointサイト)に、チームのドキュメントライブラリを設定すると、チームメンバーは共同作業をしやすくなる。チーム用のSharePointサイト「チームサイト」があれば、少規模なグループごとにドキュメントを活用して的に共同作業を進められるようになる、というわけだ。ドキュメントライブラリのバージョン管理機能を使用して、エンドユーザーが共同作業を進める際に変更履歴を追跡したり、ドキュメントの過去バージョンを復元させたりできる。ドキュメント編集時にはファイルをロックして、他従業員の編集内容を上書きしないようにすることも可能だ。

 SharePointはWeb会議ツール「Microsoft Teams」(以下、Teams)と連携すると、さらに共同作業を効率化できる。TeamsはSharePointをバックエンドのストレージとして利用し、Teamsでグループを作成すると自動で「新しいグループ用のSharePointサイト」を作成する。従業員はTeamsのインタフェースから直接SharePointを操作して、文書ファイルにアクセスしたり、編集したり、保存したりできるようになる。

主要機能2.イントラネットの作成

 チームサイトの共有範囲よりも幅広い従業員と情報を共有したいならば、「コミュニケーションサイト」というスペースを作成してイントラネットを構築するとよい。

 イントラネットは、従業員が全社的なニュースやイベントに関する重要な情報を確認するための場所になる。人事部門なら、自社の方針や福利厚生に関する変更を伝達する場所としてコミュニケーションサイトを開設する、といった使い方が可能だ。

 ナレッジベースの役割としてWiki(社内情報共有ツール)を作成して、コミュニケーションサイトに社内Wikiへのリンクを掲載するのも良い方法だ。社内Wikiは従業員が重要なナレッジを自発的に見つける助けになり、人事部門や法務部門、IT部門への問い合わせ件数を減らす効果が期待できる。

 CEOや部長などの部門責任者がコミュニケーションサイトを作成して、広範囲の対象読者に向けて社内ブログを公開することもできる。このような社内ブログには、社内ソーシャルメディア基盤「Microsoft Viva Engage」(旧称Yammer)を埋め込むと、従業員エンゲージメントを促進し、部門責任者が新しい方針やプロジェクトに対するフィードバックを集めるのに役立つ。

主要機能3.ワークフローの自動化

 SharePointはワークフローの効率化に役立つ自動化機能も備える。ワークフロー自動化ツール「Microsoft Power Automate」(以下、Power Automate)とSharePointは連携するので、事業部門の従業員でもプロセス自動化の仕組みをローコード/ノーコード(ソースコードをほとんど、あるいは全く記述しない開発方法)で開発できる。トリガーに基づくメール通知の仕組みや、自動承認プロセスなどを構築したいときに、SharePointとPower Automateを組み合わせるのが一般的な使い方だ。

 マーケティング担当者なら、Power Automateを使用してクライアントへの提案と承認のプロセスを効率化する、という使い方が考えられる。マーケティング担当者が提案書を「承認前」フォルダにアップロードすると、Power Automateは上司に自動でメールを送信し、提案書の確認を促すことが可能だ。上司が提案書を承認すると、Power Automateが提案書の作成担当者に通知を自動送信して、提案書を「承認済み」フォルダに移動する。このようなプロセスの自動化が可能になれば、従業員の時間節約と作業効率向上につながる。

主要機能4.コンプライアンスとセキュリティ

 SharePointは、政府規制に準拠する際に役立つデータガバナンス機能も組み込んでいる。具体的にはコンプライアンスホットラインの設置を上場企業に義務付ける米国の「サーベンスオクスリー法」(SOX、Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act of 2002)や、欧州連合(EU)における個人情報保護のための「一般データ保護規則」(GDPR)などの規制だ。統合データガバナンス製品「Microsoft Purview」で作成した記録保持のスケジュールは、SharePointサイトまたはドキュメントごとに適用できる。

 Microsoft Purviewには多要素認証(MFA)などのセキュリティ機能もあり、SharePointのコンテンツを外部の脅威から保護するのに役立つ。SharePointはセキュリティツール「Microsoft Defender for Cloud」とも連携する。Microsoft Defender for Cloudのマルウェア対策機能は、従業員がSharePointに追加したドキュメントをスキャンし、マルウェアから保護する。


 後編はSharePointの提供形態の違いを解説する。

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