コミュニケーションやコラボレーションのツールは以前からさまざまな形で存在していたが、新型コロナウイルスの流行によって急激に普及した。
従業員の多くは一夜にして在宅勤務を強いられたことに伴い、そうした技術に頼る以外の選択肢はほとんどなくなった。
テクノロジーディストリビューターWestcon Groupのプリセールス責任者リー・エバンズ氏によると、古いシステムと違ってこうしたソフトウェアはクラウドベースなのでユーザーが順応しやすい。
組織は単純に「可能だから」という理由で一斉にこれに移行した。「Microsoft Teams」の1日当たりのユーザー数は、2000万人（1月）から4400万人（3月）に急増した。ビデオ・音声会議サービス「Zoom」を使う個人は、2019年の1億から4カ月後には3億へと飛躍的に増大した。
Gartner傘下のソフトウェアコンサルティング企業Capterraが実施した調査によると、英国企業の43％は従業員のテレワーク用に新しいソフトウェアを調達あるいはインストールしなければならなかったと回答した。ほとんどの場合、問題なく導入できたことも分かった。
Capterraのコンテンツアナリスト、ソニア・ナバレーテ氏が指摘するように「そうしたツールのほとんどはソーシャルネットワークのような感覚で使えることから、従業員にとって魅力がある。プライベートで使っている他のツールのような感覚で積極的に使ってもらえる公算が大きい」
デメリットもある。そのほとんどは技術よりも個人の感覚に関連している。最大級の問題は潜在的な燃え尽きだった。エバンズ氏によると、仕事と私生活の境界をはっきりさせていた人が「常に仕事中と見なされる」だけでなく、境界がどんどん薄れる状況に追い込まれることに問題があった。
もう一つの問題は、同僚と日常的に交わすちょっとしたやりとりがリモート環境では発生しないことに関係している。そうした交流は社会的に大切なだけではない。人々に重要な休憩時間を提供し、脳が情報を吸収して確定する時間を与え、それによって疲労を防いでいる。
「Zoom疲れ」という課題もある。エンドレスなビデオ会議のために、1日の仕事が終わる頃には普段以上の疲れを感じる現象だ。
ナバレーテ氏はこうした状況への対応として「チーム間のコミュニケーションを効率的かつ計画的に行い、メッセージの飽和状態を防ぐ」ことを助言する。「Trello」のようなプロジェクト管理ツールや社内チャット機能など、オンラインの一元化されたシステムを使って「従業員がささいなことを確認したいときに参照できる場所を与え、不必要な通話を避ける」必要があるとした。
何よりも大切なのは、用途に適切なコミュニケーションツールやコラボレーションツールを確実に提供することだとエバンズ氏は言う。
「Zoomがビデオ会議や音声会議にフォーカスしているのに対し、Microsoft Teamsは社内のファイルにアクセスしたり継続的なチャットをしたりするためのツールであり、この2つは大きく異なる。誰もが話題にしているからというだけの理由でツールを提供するのではなく、自分が実際に直面している問題を解決するためのツールを使わなければならない」とエバンズ氏。
まさにそれを実践した2つの組織の実例を紹介する。
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