紙の伝票が当たり前の社内をIT化
おしぼり業界の革命児、藤波タオルサービスがkintoneによる情報共有を根付かせるまで（1/2 ページ）
日本のおもてなし文化の1つであるおしぼりを中核事業に据える藤波タオルサービスは、ITを活用して社内に情報共有文化を根付かせた。適したツール選びやツールの活用を浸透させるまでにはさまざまな工夫があった。
アロマ付きや抗菌といった新しいおしぼりを製造・販売。飲食店だけでなく、大手外資系ホテルや高級アパレルブランドにも展開
日本のおもてなし文化の1つともいえるおしぼり。飲食店で着席して最初に差し出されるおしぼりは、店の第一印象を左右しかねない重要な役割を担っている。その一方で、より良い物をより安く求められるレンタルおしぼり業界は、激しい競争に置かれている。そんな業界で50年近く事業を続け、近年は海外展開も進めるなどの躍進をしているのが藤波タオルサービスだ。同社の躍進の背景には、業務のIT化が少なからず貢献している。
紙の伝票が当たり前の社内をIT化
藤波タオルサービス 藤波克之氏
藤波タオルサービスは、おしぼりのレンタルや販売を中核事業とし、近年ではサイエンス分野や医療分野にもその事業エリアを広げつつある。従業員は約170人と多くないものの、ベトナムや香港、マレーシアなど海外展開にも積極的な姿勢を見せる。2016年春に開催された主要国首脳会議（伊勢志摩サミット）では、IMC（国際メディアセンター）に、一般的な手を拭くタイプから体を拭けるような大きなタイプまで数種のおしぼりを提供し、日本のおもてなし文化の伝達にも貢献した。
2017年に創立50周年を迎えようとする同社に大きな転機をもたらしたのは、藤波克之氏の社長就任だ。それまでNTTのグループ企業で電話や通信の先端を見てきた藤波氏は、ビジネスの拡大にIT活用が不可欠なことを知っていた。
「社長に就任した当時、藤波タオルサービス社内にはPCが数台あるだけで、見積もりや受注伝票も手書きでした。ITを使ってこれらを効率化していくこと。私がまずできるのはそこからだと思いました」（藤波氏）
藤波氏は新商品の開発や海外への販路拡大などを進める傍ら、グループウェアやセールスフォース・ドットコムのクラウド型SFA（営業支援システム）「Sales Cloud」などの導入を進めていった。ITパートナー企業から藤波タオルサービスにジョインした情報システム室 室長の瀬尾竹蔵氏が、2009年からは藤波氏の片腕となり共にIT化を推進した。
しかし社内のIT化は一筋縄ではいかなかったという。藤波氏は前職でグループウェアやSFAを使った経験があったが、社員の多くは業務でPCを使うこと自体に慣れていなかったのだ。「社員それぞれが持っている情報を気軽に共有できるようにして、社内の風通しを良くしたかったのですが、思っていたほど簡単ではありませんでした」（瀬尾氏）
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kintoneとは？
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Sales Cloudの機能の中で手軽に触れられるものとして、クラウド型社内情報共有SNS「Chatter」による社内チャット利用を推奨し、藤波氏と瀬尾氏が業務外のことも交えて発言するなど気軽に発言しやすい雰囲気作りにも努めた。その効果もあり一部の社員はChatterを使った情報発信を始めた。けん引していったのは、内勤として働く女性職員だった。オンラインでのコミュニケーションを活性化していく女性社員に引っ張られる形で、男性社員も次第にコミュニケーション量を増やしていった。
藤波タオルサービスは女性の活用を早くから進めており、Chatterの利用推進も女性社員のコミュニケーション力に助けられたという。「業務に必要な内容と雑談とをいいバランスで発言しやすい場として社内に根付いていきました」（藤波氏）。しかしSales Cloudに備わるChatter以外の機能はなかなか使いこなせず、「投資金額ほどの効果を感じられずにいました」と同氏は振り返る。
契約更新のタイミングでkintoneへ移行
藤波タオルサービス 瀬尾竹蔵氏
Chatterによる社内コミュニケーション活性化という効果は得られたものの、それ以外の機能の活用はあまり進まなかった。豊富な機能を備えるSales Cloudは、藤波タオルサービスの当時の状況には大き過ぎるサービスだったといえる。契約更新時期を控えていたころに出合ったのがサイボウズのPaaS（Platform as a Service）「kintone」だった。
「正直なところ、最初はSalesforceと同じようなものだろうと思っていました」と藤波氏は明かす。しかし説明をよく聞くうちに大きな違いがあることが分かってきたという。「中でも魅力に感じたのは、操作が容易ですぐに使えるファストシステムだということ。価格も手頃な上に、（クラウドサービスなので）ダメだったらいつでもやめられると言われたのも大きかったですね」（藤波氏）
無料期間を使って藤波氏、瀬尾氏が実際に触れてみたところ、アプリケーションの作成や操作が簡単だと分かった。これなら従来のシステムよりも社員に使ってもらいやすいのではないか。そんな期待を込めて、2013年5月にkintone導入に踏み切った。当初は20ユーザーでの契約だった。
まず移行を進めたのは、社内で根付いていたチャットでのコミュニケーション。これはkintoneの情報共有機能である「スペース」に移行した。テーマごとに仮想的な場を作ってディスカッションできる社内ソーシャル機能だ。活気あるコミュニケーションはそのままに、プロジェクトごとのスペースを立ち上げるなど業務での活用が深まっていった。
例えばデザイン部門の社員が、デザインについてのスペースでコミュニケーションしながら作成した案を画像として共有して、それに対して他部署の社員から意見をもらったりしているという。「こうしたコミュニケーションは以前ならデザイン部門だけに閉じていましたが、今は思わぬ人からアイデアや意見が出てきます。開発案件はやりやすくなっていると思います」（藤波氏）
2000本単位でしか販売していなかった商品について「少量欲しいという要望があった」という営業担当者の書き込みに商品開発部が素早く対応し、2日後にはばら売り可能にしたこともあったそうだ。
商品開発のスピードアップなど効果を実感する一方で、むやみに情報を発信しすぎないよう注意を払っている。kintoneのスペースは社内に閉じており、ID／パスワードで守られているが、インターネットに情報を発信することに変わりはない。仮にkintoneのID／パスワードがのっとられれば、情報が漏れるリスクは否めない。それ故、書き込みには慎重な姿勢も見せる。
瀬尾氏は「kintoneのセキュリティは信頼しており、スペースでの発言がインターネットにそのまま流出するとは考えていません」と前置きしつつも、「社内の気軽なコミュニケーションの延長線上で、個人のSNSでうっかり社外秘の話をしてしまうという事故は考えられます。そうした懸念から、インターネットに出していい発言かどうかを考えてから発言するようにと、社員に注意を促しています」と話す。
発信に積極的ではない社員にもスペースを見てもらうために、おしぼり業界のニュースをピックアップして流すなどの工夫をしていると瀬尾氏は説明する。外部サイトから自動的にピックアップしたニュースを、APIを使ってスペースに流しているとのことだ。「スペースにアクセスすれば、自分に役立つ情報がある。社内に根付かせるためには、そういう状況づくりも大切だと思っています。APIで他システムと連係するので、こうした工夫が簡単にできるのがいいところですね」（同氏）
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