企業が「Microsoft 365」を新たに導入するときは、何に注意をすればいいのか。導入や運用時に注意しておきたい点を説明する。
Microsoftのサブスクリプション方式のオフィススイート「Microsoft 365」は豊富な機能を備え、新たな機能が継続的に加わっている。便利な半面、その複雑さが問題を招くことがある。前編「「Microsoft 365」でファイル共有やバックアップに失敗しないためには？」に引き続き、IT担当者がMicrosoft 365を導入するときの注意点を説明する。
プリンタやスキャナーなどの機器をメールサーバと連携させて、各機器でメールを送信できるようにする「メールリレー」（メール中継）の問題は、オンプレミスのメールサーバからMicrosoft 365のメールサービス「Exchange Online」に移行する場合に起こりやすい。IT担当者はExchange Onlineへの移行時に、メールサーバと連携する各機器の設定を変更する必要がある。こうした機器でメールリレーの設定を更新して、Microsoft 365の新しいサーバアドレスを反映しないと、各機器でメールを送受信できなくなる。
Microsoft 365への移行に伴うメールリレーの問題発生を防ぐには、メールリレーのために「Exchange Server」など従来のメールサーバと連携している機器を全て特定することが必要だ。特定したら、各機器がMicrosoft 365と正しく連携するようにする。移行前のメールサーバと連携している機器は、コマンドラインインタフェース（CLI）の「PowerShell」でコマンドを実行すれば簡単に検出できる。
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業務マニュアルは使われて初めてその効果を発揮するが、そもそも見られていないことから、業務課題を一向に解決できないという企業は多い。“活用されるマニュアル”を作成・共有するには、どんなポイントを押さえるべきか。
マニュアル作成において、90％以上の組織がビジネスソフトを利用しているが、それでは活用されるマニュアルへのハードルは高い。きちんと現場に使われるマニュアルにするために、ノウハウを把握しておきたい。
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