Microsoft 365ユーザー向け「Teams」基礎ガイド【後編】
Microsoft 365管理者が「Teams」導入前に検討すべきチェックポイント
「Microsoft 365」のユーザー企業が「Microsoft Teams」を利用する際、IT管理者が考える必要のあることとは何か。長期的な利用を踏まえた場合の主要なチェックポイントを解説する。
ユニファイドコミュニケーション(UC)ツールの「Microsoft Teams」(以下、Teams)のライセンスは、サブスクリプション形式の製品・サービス群「Microsoft 365」のどのプランに含まれているのか。Microsoft 365の各プランで利用できるTeamsの機能はどう違うのか。少し分かりにくいこれらの要点は、前編「『Microsoft 365』を契約すれば『Teams』を使えるのか? プランによる違いは?」に簡単にまとめている。
Teamsの導入を検討する際にもう一つ注目したいのは、IT管理者向けの機能だ。本稿はMicrosoft 365の法人向けプランでTeamsを利用する際に発生するIT管理者の役割を考察する。
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Teamsを扱うIT管理者が注意すべきこと
既に述べた通り、無料版のTeamsでもコラボレーションのニーズの一部はかなえられる。ただし企業が長期的に利用するには、Teamsの展開に必要なデータガバナンスと権限管理についてIT管理者がよく理解しておくことが必要だ。
IT管理者はMicrosoft 365のプランごとに使える機能の違いと、エンドユーザーの使用感への影響を念頭に置く必要がある。例えば有料版のTeamsを使用している企業の従業員は、Teamsから離れることなく「Microsoft Word」や「Microsoft Excel」などを使ってドキュメントを作成できる。エンドユーザーがTeamsでファイルを作成すると、Teamsは連携するファイル同期ツール「OneDrive」やファイル共有・ポータル作成ツール「SharePoint」に自動的にファイルを保存する。通常は他の社内ストレージには保存しない。
エンドユーザーがTeams内で安全にファイルを作成・共有できるようにするには、IT管理者がデータガバナンスの計画を用意する必要がある。ファイルの作成・共有機能を利用できるエンドユーザーとできないエンドユーザーを管理するために権限を設定し、ファイルのバックアップ場所も決めておくのが望ましい。
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