目的別「Web会議」ツール選びのポイント【第4回】
「対面会議」ではなくあえて「Web会議」を選ぶべき4つの用途
Web会議ツールは実地での会議と違い、どこからでも会議に参加できるメリットがある。Web会議ツールを生かせる4つの用途を説明する。
あらゆる業界の組織が、人事や教育、営業活動などさまざまな業務にWeb会議ツールを使用している。第3回「Web会議ツールを『プレゼン』『オンライン講義』のしやすさで選ぶポイントとは」に続く本稿は、Web会議ツールの主要な用途を紹介する。
用途1．従業員の採用
人事部門にとって、自社に最適な人材を採用することは簡単ではない。Web会議ツールを使い、本社所在地以外の地域でのテレワーク体制を整えることで、採用担当者は応募者の間口を広げることができる。採用活動のときにオンラインでさまざまな従業員を面接に呼び出し、応募者をより効率的に選考することも可能になる。
用途2．研修
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大を機に、組織の間で従業員研修を実地からオンラインに移行させる動きがある。Web会議ツールは、研修に必要な幅広い要素を備えている。これらの要素には受講者の登録やデジタルホワイトボード、会議参加者を少人数のグループに分割するブレークアウトルーム、事前録画済みの動画の配信、受講者とインストラクター間の連絡、テストの実施などがある。
用途3．プロジェクト管理
組織は事業の進行状況や成果物を管理するために、定期的に会議を実施する。授業員が地理的に分散していても、Web会議ツールを利用すれば会議のための出張の手間やコストを省くことができる。そのためチームリーダーは勤務地ではなく従業員の適性を重視して、プロジェクトメンバーを割り当てやすくなる。
用途4．顧客とのコラボレーション
顧客との会議は関係構築につながり、顧客満足度や事業の成功に影響を与える。Web会議は対面での会議が難しい場合に、同等の役割を果たす。Web会議ツールは出張や往訪の頻度を抑え、組織を複雑なスケジュール管理から解放する。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミックの中でも、Web会議ツールを使って画面越しに顔を合わせることで、組織は従業員や顧客との間でより良いコミュニケーションを実現できる。Web会議は人々にとって当たり前の文化になりつつある。Web会議市場の成長とイノベーションは今後も続くと考えられる。
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